С 1 мая 2024 года кадровая служба компании и специалисты обслуживающих бухгалтерий смогут запрашивать информацию об электронных больничных только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД), выданной страхователем. Система Федерального Резерва (СФР) уведомила о прекращении полномочий, связанных с бумажными доверенностями, начиная с указанной даты.

С 2022 года все больничные листки оформляются исключительно в электронной форме. Медработники заполняют листок нетрудоспособности, подписывают его с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и размещают в инфосистеме СФР. Именно электронные больничные являются основанием для назначения и выплаты пособия по болезни в соответствии с частью 6 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ.

На сегодняшний день кадровая служба имеет возможность запрашивать информацию о больничных через СФР, используя следующие методы:

·        Через сертификат электронной подписи (ЭП) работника компании. Максимальный срок действия такого сертификата составляет до 31 августа 2024 года. Однако многие сертификаты могут истечь ранее. По истечении срока действия такого сертификата, кадровый отдел сможет работать в инфосистеме СФР только с использованием сертификата подписи физического лица, при условии наличия МЧД.

·        Через сертификат ЭП физического лица, которому для работы в инфосистеме СФР выдана бумажная доверенность, но не МЧД. Этот метод часто применяется не только кадровыми службами компаний, но и уполномоченными представителями, например, обслуживающими бухгалтериями.

С 1 мая 2024 года второй метод, который заключается в использовании сертификата ЭП физического лица с бумажной доверенностью для работы в инфосистеме СФР, станет недоступен. Это изменение затронет всех пользователей, независимо от срока действия сертификата ЭП и бумажной доверенности.

В связи с этим всем, кто в настоящее время работает с листками нетрудоспособности по бумажной доверенности, необходимо до указанной даты, то есть до 1 мая 2024 года, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

На данный момент наличие МЧД у кадрового работника или уполномоченного представителя необходимо только для работы с электронными листками нетрудоспособности. Чтобы продолжить работу с другими формами в инфосистеме СФР, можно будет использовать бумажные доверенности, но только до более ранней из следующих дат:

·        до 1 июля 2024 года;

·        до завершения срока действия сертификата ЭП, который указан в сведениях по подтверждению полномочий.

Для оформления машиночитаемой доверенности (МЧД) для работы с СФР существует несколько методов. Вот некоторые из них:

·        Использование сервисов операторов ЭДО: Многие операторы электронного документооборота предоставляют услуги по оформлению МЧД. Обычно это включает в себя заполнение соответствующих форм и предоставление необходимых данных для регистрации МЧД.

·        Обращение в компанию, предоставляющую подобные услуги: Специализированные компании могут помочь в оформлении МЧД, предоставив профессиональные консультации и помощь в заполнении всех необходимых документов.

·        Использование средств программного обеспечения бухгалтерского учета и кадрового учета: Некоторые программные продукты уже имеют встроенные инструменты для создания и управления МЧД. Проверьте возможности вашего программного обеспечения для использования этого метода.

·        Через АРМ МЧД: Автоматизированные рабочие места для оформления машиночитаемых доверенностей предоставляются в некоторых организациях или специализированных центрах.

·        С использованием собственного программного обеспечения с доработкой: Если у вас есть разработчики ПО или вы можете обратиться к сторонним специалистам, вы можете создать собственное программное обеспечение для оформления МЧД с учетом ваших специфических потребностей.

Выбор метода зависит от ваших предпочтений, технической готовности и доступных ресурсов.