Бюджетный контроль – это процедура сравнения реальных результатов с заранее установленными плановыми или прогнозируемыми значениями, проведение анализа различий и выполнение корректировок в стратегии бюджетирования при необходимости. Этот процесс направлен на идентификацию и работу с ключевыми расхождениями, которые могут влиять на принятие управленческих решений в контексте финансовой отчетности.

Ключевой целью бюджетного контроля является определение и обработка значительных разниц. Под существенными понимаются те отклонения, чье игнорирование или искажение способно оказать влияние на принятие решений пользователями отчетности.

Процесс бюджетного контроля включает в себя несколько основных шагов по работе с расхождениями:

1. Обнаружение отклонений – первый этап, на котором фиксируются фактические расхождения от плановых показателей.

2. Исследование причин отклонений – этот этап предполагает анализ факторов, приведших к различиям.

3. Корректировка управления по результатам анализа – заключительный этап, на котором принимаются меры для исправления обнаруженных отклонений.

Возможности для автоматизации процессов бюджетирования и контроля над ними предоставляют различные программные решения, в том числе:

- «1С:Управление холдингом»,

- Системы «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация»,

- Продукты серии БИТ.ФИНАНС.

Эти инструменты помогают эффективно управлять бюджетными процессами, улучшая точность планирования и оперативность принятия решений.

Выявление отклонения в данных бюджетов

Осуществление точного контроля за бюджетом предполагает детальный анализ отклонений между планируемыми, фактическими и прогнозными значениями по различным статьям и показателям. Это включает в себя тщательное изучение данных не только в общем по статьям и показателям, но и с учетом дополнительной аналитики. Пренебрежение детальным анализом аналитик может привести к недооценке отклонений в рамках отдельных статей, что, в свою очередь, может иметь как незначительное влияние на общую модель бюджета, так и существенное влияние на отдельные статьи.

Отклонения бюджета могут быть:

·        Благоприятные отклонения возникают, когда фактические доходы превышают планируемые, а расходы оказываются ниже предусмотренных в бюджете, при этом качество продукции или услуги остается на должном уровне.

·        Неблагоприятные отклонения характеризуются снижением фактических доходов по сравнению с плановыми и увеличением расходов, что негативно сказывается на финансовом состоянии организации.

В зависимости от причин возникновения, отклонения разделяются на:

·        обусловленные планированием;

·        обусловленные деятельностью.

Отклонения, связанные с планированием, возникают из-за ошибок в прогнозах и расчетах бюджета. Отклонения из-за деятельности происходят в результате действий персонала или непредвиденных событий. В системе «1С» отчеты по бюджетам позволяют выявлять эти отклонения, сравнивая плановые, фактические и прогнозируемые данные, и показывать разницу по аналитикам статей бюджета.

Принцип работы отчетов во всех системах един. Форма отчета (столбцы, строки) и оформление задается администратором в режиме «Пользователь».

Анализ причин отклонений в бюджете начинается с рассмотрения статей финансового результата в бюджете доходов и расходов. Однако, ограничение анализа только мастер-формой бюджета может быть недостаточно для полного понимания причин отклонений. Важно учитывать, что изменения в прибыли могут быть связаны с различными факторами, включая остатки товаров или материалов на складах. Это особенно актуально для производственных и торговых компаний.

Для всестороннего анализа отклонений необходимо рассматривать несколько операционных бюджетов, таких как бюджет производства, бюджет закупок и бюджет продаж. Использование комплексного подхода к анализу позволяет учесть взаимосвязи между различными аспектами бизнес-деятельности и понять, как изменения в одном сегменте могут повлиять на общие финансовые результаты.

Важным инструментом для управления бюджетным процессом является Бюджетный регламент – документ, в котором описывается последовательность работы с бюджетной моделью и представляется схема бюджетного процесса. Этот документ помогает синхронизировать действия всех подразделений организации в рамках бюджетирования и обеспечивает единое понимание методик и процедур работы с бюджетом.

В Бюджетном регламенте могут быть представлены примеры взаимодействия между различными бюджетами, что позволит улучшить качество планирования и повысить точность прогнозирования финансовых результатов. Описывая механизмы корректировки бюджетов на основе анализа отклонений, Бюджетный регламент служит важным инструментом для оптимизации управления финансами компании.

Описание бюджетного регламента в проектном документе «Сценарий».

В рамках определенного бюджетного процесса можно настроить Бюджетный регламент. Это позволит отобразить в рабочем месте "Монитор бюджетных процессов" связь между задачами и формами бюджетной модели.

Давайте рассмотрим, как финансовый специалист может анализировать отклонения в финансовом результате в процессе производства товаров и работ.

Анализ отклонений в 1С можно улучшить, проводя последовательный вывод информации с операционных форм и анализируя связанные статьи и показатели. Полезно также детализировать данные до регистраторов, поскольку в них содержится информация от 3 до 6 аналитик бюджетирования. Кроме того, в регистраторах указан ответственный лицо, к которому можно обратиться с вопросами и уточнениями.

Управление отклонениями в данных бюджетов

Этот блок играет важную роль в процессе бюджетирования, ибо его цель заключается не в "посмертном учете", как в бухгалтерском учете, а в тактическом и стратегическом управлении компанией. Осуществление корректных и своевременных решений - ключ к успешному развитию бизнеса. После проведения анализа отклонений необходимо реагировать на них и выбрать один из альтернативных путей действий:

1. Корректировка бюджетных показателей в случае выявления ошибок и неточностей в результатах контроля. Обычно такие корректировки сохраняются в системах 1С через тот же документ, который был использован для ввода первоначального плана, но под отдельным прогнозным сценарием.

Пример корректировки:

Для выполнения корректировок следует соблюдать следующие принципы:

1. Корректировки должны проводиться в рамках одного бюджетного периода, одного сценария и одной статьи.

2. Корректировку можно выполнить либо путем внесения изменений в уже созданный документ (как показано на изображении 10), либо создать отдельный документ для этой цели.

2. Произвести необходимые корректировки в действиях участников бюджетного процесса с целью обеспечения достижения установленных собственником компании целей. Эти корректировки могут иметь организационный характер и включать в себя следующие примеры:

Корректировки бюджетного процесса

Этот процесс можно реализовать как внесистемно, следуя описанной последовательности действий финансового специалиста, так и с использованием специализированных программ. Существует несколько программных продуктов, которые могут быть полезными для автоматизации процесса бюджетного контроля, таких как:

1. 1С:Управление холдингом.

2. 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация.

3. Программные продукты линейки БИТ.ФИНАНС.

Функционал этих программ в части построения процесса бюджетного контроля идентичен. Основное сходство обусловлено методологией построения процесса бюджетного контроля, которая основана на шагах.

При выборе программы для автоматизации, следует обратить внимание на дополнительные возможности, предоставляемые 1С, такие как:

- Возможность программ по получению фактических данных. Например, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация не имеют функционала для подключения к сторонним программам и сбора данных в формы бюджетов.

- Наличие смежного функционала, связанного с блоком бюджетирования. Например, блок казначейства, учета договоров (начислений и платежей), расчет финансовых ковенантов, построение процессов контроля расходов и движения средств и многое другое.

Выбор программы должен зависеть от специфических потребностей и требований вашей компании, а также от наличия необходимых функций для эффективного управления бюджетом и финансами.