План-фактный анализ представляет собой эффективный метод визуализации общей картины деятельности предприятия и создания информационной базы для принятия обоснованных управленческих решений. Суть этого метода заключается в сопоставлении плановых и фактических показателей деятельности за определенный период (например, месяц или квартал) и в анализе обнаруженных отклонений.

План-фактный анализ направлен на выявление различий между планами и реальными результатами. Например, если план предусматривает чистую прибыль в размере одного миллиона рублей в месяц, а фактически достигнуто лишь 800 тысяч рублей, сами эти цифры указывают на снижение прибыли. Однако анализ результатов план-фактного анализа позволяет выявить, на каком этапе произошло снижение прибыли и какие шаги необходимо предпринять, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

Проведение план-фактного анализа необходимо для обеспечения роста предприятия и для того, чтобы владельцу была видна взаимосвязь между различными факторами, способствующими росту бизнеса, или, наоборот, препятствующими его развитию. В системе 1С, план-фактный анализ включает несколько ключевых элементов.

План–фактный анализ бюджета

План-фактный анализ бюджета представляет собой важную составляющую управленческой деятельности, направленную на контроль и анализ выполнения запланированных финансовых показателей. Бюджетирование само по себе является лишь инструментом управления, но для его эффективного использования необходимо установить механизмы контроля, следящие за реализацией планов.

Контроль за исполнением бюджета требует регулярного мониторинга реального выполнения финансовых планов в течение бюджетного периода. Важно проводить анализ причин отклонений между запланированными и фактическими результатами, что позволяет выявить проблемные области и предпринять меры по их коррекции.

План-фактный анализ бюджета применяется не только для общего финансового бюджета предприятия, но также для операционных бюджетов в различных сферах деятельности. Его можно осуществлять на уровне всей организации, для отдельных финансовых аспектов, направлений работы или конкретных проектов.

Приведем пример: если предприятие запланировало выручку в размере 100 млн рублей, а фактическая выручка составила 90 млн рублей, то возникает недобор в размере 10%. Однако, эти цифры самостоятельно не предоставляют полной информации о том, где именно не были достигнуты запланированные результаты. План-фактный анализ позволяет выявить эти области и предоставляет основу для принятия конкретных корректирующих решений.

Обобщенно план-фактный анализ проводится так:

Причиной сбоя на этапе производства оказался дефицит древесины от поставщика. Решением данной ситуации на следующий отчетный период (месяц) является план закупки большего объема сырья.

Полученная информация в результате план-фактного анализа учитывается в течение следующего бюджетного периода. Например, если выяснилось, что не хватает производственных мощностей, а нового оборудования пока нет, решение может заключаться в уменьшении планового объема производства либо в планировании приобретения нового оборудования.

В программе 1С предусмотрены удобные готовые инструменты анализа, такие как Бюджет движения денежных средств (БДДС) и Бюджет доходов и расходов (БДР).

БДДС представляет отчет, прогнозирующий денежные потоки и отображающий все поступления и списания. Этот отчет позволяет контролировать использование бюджета и принимать решения о расходах.

БДР, или бюджет доходов и расходов, предоставляет отчет о запланированной прибыли, отражая начисленные зарплаты, налоги, выручку и оставшуюся сумму. Этот отчет полезен для мониторинга финансового состояния и выявления потенциальных проблем.

Регулярное проведение план-фактного анализа с интервалом в 1-3 месяца обеспечивает быстрое выявление проблем в бизнесе и их оперативное устранение. Для достоверности результатов рекомендуется в конце отчетного периода выгружать плановые и фактические показатели.

План-фактный анализ продаж

План-фактный анализ в 1С проводится для поиска отклонений от плана, чтобы выявить возможности для дальнейшего развития компании. Он представляет собой сбор в таблицу запланированных показателей на начало периода и фактических данных на конец. Такая таблица позволяет разобраться с причиной отклонений от плана в обе стороны и определить, что с этим нужно делать. План-фактный анализ продаж должен проводиться регулярно.

Обычно план-фактный анализ в секторе продаж проводит собственник или финансовый директор. Грамотно выполненный и проанализированный он позволяет ответить на следующие вопросы:

- Почему план продаж в этом периоде не выполнен или перевыполнен?

- Что сделать, чтобы в следующем периоде выполнить план?

- Какие товары лучше продавались?

Реалистичные цифры играют важную роль при планировании. Например, если план постепенно нарастает на определенный процент каждый месяц, то не стоит делать резких скачков. Исключение составляют сезонные колебания продаж, которые могут отличаться для каждого товара.

В 1С план-фактный анализ основывается на готовых планах продаж и данных о фактических продажах. План можно сравнить с фактом по различным параметрам: весу, количеству, сумме, по номенклатуре, отделам и работе конкретных менеджеров. Аналитику по планам можно подготавливать ежедневно или ежемесячно, а также использовать функции прогнозирования.

Стандартный план-фактный анализ в 1С базируется на ассортиментной матрице товара и числовых планах продаж по каждой позиции. Факт продаж учитывается по операциям в документе "Реализация товаров и услуг". На основе этих данных составляется отчет с обобщенной аналитикой. Этот метод подходит организациям с устойчивым ассортиментом, поскольку невозможно внести новые позиции, которые появляются в текущем периоде.

Отчет представляет таблицу, в которой сравниваются запланированные продажи с фактическими. В нем указываются ФИО менеджера, номенклатура, сумма регулярных и новых продаж по плану и факту, а также процент отклонения.

Отчет о продажах может быть автоматизирован и регулярно обновляться, приходя на почту. На скриншоте приведен пример визуализации дашборда для руководителя.

С появлением EPR 2.4 стало возможным задавать нормативы с учетом постоянных и новых переменных статей расходов. В 1С EPR создаются два отчета:

- о плановой и фактической себестоимости с отклонениями и расходами по конкретным статьям;

- о плановых и фактических затратах на переделы.

План-фактный анализ производства

На производстве обычно требуется проведение анализа между запланированным и фактически реализованным объемом продукции. План-фактный отчет позволяет сравнить эти показатели за выбранные периоды времени в разных аналитических разрезах. Отчет показывает разницу с установленным параметром процентного отклонения.

План-фактный анализ дает ответы на вопросы:

- Причины невыполнения плана или его перевыполнения.

- Почему какие-то отделы работают хуже, а какие-то лучше.

- Как определить показатели и составить план на будущий отчетный период.

Чаще всего для аналитики используются:

- бюджетные статьи доходов, расходов, движения денежной массы;

- участие в сегментах бизнеса;

- управленческие материалы;

- портфель задач;

- договора и заказы в позаказном производстве.

Сущность производственного план-фактного анализа заключается в создании удобного визуального инструмента для бюджетирования производства, который создает наглядную картину текущей работы и служит информационной базой для выбора оптимальных управленческих решений.

Своевременный контроль за показателями позволяет быть в курсе работы предприятия, быстро вмешиваясь в критические моменты для изменения ситуации. Итак, чтобы провести анализ, нужно выстроить систему бюджетирования, выгрузив в начале периода плановые показатели, а в конце - фактические. Далее следующий алгоритм действий:

1. По двум показателям рассчитываются абсолютные и относительные отклонения.

2. Устанавливается коридор допустимых значений.

3. Положительные и отрицательные значения выделяются разными цветами, чтобы привлечь внимание к аномалиям.

4. Строится факторная модель.

5. Проблемные статьи рассматриваются по аналитике.

6. Для каждой единицы товара формируется структура себестоимости.

7. Анализируются статьи расходов, которые более всего изменились.

8. На основе детализаций вырисовывается логический вывод о причинах произошедшей разбалансировки.

9. Делается вывод о том, что необходимо для выполнения плана в следующем периоде.

План-фактный анализ бюджета позволяет создать бюджеты для любых компаний и контролировать исполнение заданного финансового плана. Этот функционал удобно автоматизировать, настроив контроль за исполнением и проанализировав причины отклонений. В результате это облегчает работу организации и увеличивает скорость принятия решений на любом этапе производственного процесса.

Частая ошибка бизнесменов и руководителей производства заключается в создании системы бюджетирования без регулярного проведения план-фактного анализа.

Например, учитывая небольшое производство, такое как пекарня, руководитель может планировать производство определенного количества хлеба, тортов и макаронных изделий за месяц. После месяца использования план-фактного анализа он сможет оценить:

- Реалистичность своих планов и их соответствие реальным продажам;

- Соответствие количества потраченного сырья (муки, сахара, соли) нормам расхода;

- Товарную аналитику, определяя спрос на каждый вид продукции.

В общих чертах, так выглядит план-фактный анализ для производственного предприятия.

План-фактный анализ себестоимости

Производимый 1С ERP анализ план-фактной себестоимости позволяет соотнести плановую калькуляцию и реальную себестоимость, подсчитанную по фактическим расходам. В программе 1С:УПП можно через типовой отчет увидеть общую сумму затрат за конкретный период или, доработав механизм отчетности, определить количество единиц затрат, планируемых и реальных.

 Для любой 1С конфигурации, работающей с план-счетами, справочниками, регистром бухгалтерии, со статьями о движении финансовых средств, можно составить план-факт отчет БДДС. Этот отчет может быть настроен под конкретное предприятие, где в одном документе представлены различные параметрические отчеты - основы финансовой отчетности предприятия. Такой живой анализ позволяет руководителям быстро разобраться в бюджете и принять взвешенные решения.

 Что касается ERP, с версии 2.0 в ней присутствуют ресурсные спецификации, расценки на сдельные работы по видам работ, цены на материалы. А начиная с версии ERP 2.4, появилась возможность указывать нормативы производственных расходов. Инструментарий план-факта себестоимости продукции в ERP 1С 2.4 включает также переменные и постоянные постатейные производственные расходы.

 Плановая калькуляция в ERP 1С может быть рассчитана для ресурсной спецификации и для заказа на производство. Калькуляции для спецификации делаются на серийную продукцию, где строится структура изделия, учитываются все полуфабрикаты, и рассчитываются их цены.

 Для анализа себестоимости продукции используется отчет "Себестоимость выпуска", находящийся в разделе "Производство". Этот отчет содержит данные о выпущенной продукции, спецификациях и о понесенных затратах, как нематериальных, так и материальных, с детализацией по запасам. В этом же разделе находится "План-фактный анализ выпуска", который помогает проанализировать соотношение планируемого и реального количества используемых запасов. Количество запасов по плану заполняется из спецификации изготовленной продукции.

План-фактный анализ себестоимости изготовленной продукции выполняется с использованием двух отчетов:

- "Себестоимость плановая и фактическая", который отображает план, факт и различные отклонения по материалам и постатейным расходам.

- "Фактические и плановые траты переделов", отражающий отклонения, которые могут возникнуть из-за перемен в количестве материалов или изменения их цены, а также определяет, на каком этапе возникают отклонения.