Задача бюджетирования не ограничивается только разработкой планов для предприятия, но также включает в себя эффективный мониторинг их выполнения. Для контроля над материальными и финансовыми издержками широко используется лимитирование - эффективный инструмент установки количественных и суммовых ограничений на определенные операции. Важным активом для любой организации, требующей тщательного управления расходами, являются денежные средства. Лимитирование их использования позволяет контролировать не только своевременное поступление средств за услуги и товары, но и предотвращать неоправданные расходы как на уровне всего предприятия, так и в каждом отдельном подразделении (ЦФО).

В данной статье мы рассмотрим примеры использования системы 1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1С:ERP) для лимитирования денежных средств (ДС) и предоставим инструкции по необходимым настройкам. Функционал лимитирования ДС в 1С:ERP включается через меню НСИ и администрирование - Казначейство и взаиморасчеты - Планирование и контроль денежных средств - Использование лимитов. В системе предусмотрены различные варианты контроля:

- Не используется - отсутствие контроля над расходом денежных средств.

- По документам лимитов расхода ДС - специальные документы подсистемы Казначейство используются для контроля.

- По данным бюджетирования - подсистема бюджетирования с различной аналитической детализацией лимитов и периодов.

Важно отметить, что контроль расхода ДС осуществляется на уровне документа "Заявка на расходование денежных средств". При отключении соответствующей опции теряется возможность выбора варианта контроля расходов ДС.

Рекомендуется отключить возможность списания/выдачи денег с банковских счетов и кассы предприятия без предварительных "заявок на оплату". В системе 1С:ERP это настраивается через модуль Казначейство и взаиморасчеты. Это повысит контроль и предотвратит несанкционированные транзакции.

Включив функционал лимитирования в подсистеме Казначейство по документам лимитов расхода денежных средств в системе 1С:ERP, вы получаете возможность дополнительной детализации лимитов по организациям и подразделениям. Контроль за превышением лимитов осуществляется при проведении документа "Заявка на расходование денежных средств" только при активации опции "Контроль превышения лимитов".

Для установки лимитов необходимо использовать документ "Лимиты расхода денежных средств" в системе 1С:ERP. В этом документе вы можете указать следующие данные:

- Период лимитирования;

- Организацию, для которой устанавливается лимит (если используется опция по дополнительной детализации);

- Подразделение, для которого устанавливается лимит (если используется опция по дополнительной детализации);

- Статьи движения денежных средств, подлежащие лимитированию;

- Суммы лимита для соответствующих статей движения денежных средств (ДДС).

Лимитирование функционалом подсистемы Бюджетирование в системе 1С:ERP осуществляется по данным бюджетирования. В отличие от предыдущего варианта, контроль расходов денежных средств с использованием средств бюджетирования предоставляет более гибкие и широкие возможности.

Лимиты устанавливаются для каждой статьи бюджета в рамках отдельной модели бюджетирования, что позволяет более детально настраивать контроль и управление финансовыми потоками в предприятии.

Перед тем как приступить к настройке правил лимитирования, необходимо в системе создать следующие элементы:

1. Модель бюджетирования: Например, "Основная" с детализацией по организациям и возможностью утверждения бюджетов.

2. Сценарий для ввода плановых данных: Например, "Основной".

3. Статьи бюджета: Создайте статьи бюджета, такие как "Оплата поставщикам (основная деятельность)" и "Прочие выплаты по текущим операциям" с соответствующей аналитикой по партнерам и подразделениям.

4. Вид бюджета: Создайте вид бюджета, например, "Бюджет платежей" с требуемой структурой.

5. Экземпляр бюджета: Заведите экземпляр бюджета, где будут установлены лимиты.

Эти шаги помогут систематизировать и настроить бюджетирование в соответствии с потребностями предприятия. Учтите, что конкретные настройки будут зависеть от особенностей и требований вашего бизнеса.

- вид бюджета – Бюджет платежей со следующей структурой:

- экземпляр бюджета утвержден со следующими данными:

Для установки правил лимитирования в модели бюджетирования в системе 1С:ERP, выполните следующие шаги:

1. На форме модели бюджетирования перейдите по гиперссылке "Лимиты расхода ДС".

2. Создайте новое правило, заполнив обязательные поля:

   - Статья бюджета: выберите статью, для которой устанавливается лимит.

   - Наименование: укажите наименование правила лимитирования.

   - Периодичность: выберите периодичность контроля (день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год).

 3. Дополнительные настройки:

   - Сценарий: выберите сценарий, данные которого будут использоваться как плановые по расходованию денежных средств. Если не выбран сценарий, система будет суммировать данные всех сценариев для бюджетной статьи.

   - Тип лимита: выберите тип лимита - разрешающий, дополнительно ограничивающий или информационный.

   - Аналитики: укажите аналитики, например, организацию и партнеров, с приоритетностью.

 4. Создайте правило для статьи бюджета "Оплата поставщикам (основная деятельность)" с настройками:

   - Период: месяц;

   - Тип лимита: разрешающий;

   - Аналитики: организация, партнеры.

После создания правил лимитирования для модели бюджетирования, перейдите к настройке правил получения фактических данных для заранее заданного сценария - "Исполнение бюджета". Это обеспечит эффективный контроль над расходованием денежных средств.

 Форма и функционал настройки правил получения фактических данных и исполнения бюджета идентичны. Однако, при настройке исполнения бюджета, в качестве источника суммы следует выбрать один из следующих вариантов:

1. Сумма к выплате в рамках лимита: Учитываются суммы, указанные в заявке на расходование ДС в пределах лимита. Суммы, превышающие лимит, не учитываются.

2. Сумма к выплате сверх лимита: Учитываются только сверхлимитные суммы, указанные в заявке на расходование ДС.

3. Сумма к выплате: Учитываются все суммы, указанные в заявке на расходование ДС, включая как те, что находятся в пределах лимита, так и те, что превышают лимит.

Выбор конкретного варианта зависит от стратегии и требований вашей компании в отношении контроля за финансовыми потоками.

Давайте рассмотрим каждый из вариантов на примерах, начиная с первого - "Сумма к выплате в рамках лимита".

 1. Сумма к выплате в рамках лимита:

   - Раздел источника данных: Оперативный учет.

   - Хозяйственная операция: Оплата поставщику.

   - Источник суммы: Сумма к выплате в рамках лимита.

   - Дополнительный отбор: Статья движения денежных средств - Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

 В данном случае, учитываются только те суммы, которые указаны в заявке на расходование ДС и находятся в пределах установленного лимита. Суммы, превышающие лимит, не учитываются при выполнении контроля расходования денежных средств.

Произведем последовательно две заявки на расходование денежных средств:

1. Первая заявка - сверх лимита:

   - Контрагент: ПРИМЕР

   - Сумма: 200 000 рублей

2. Вторая заявка - в рамках лимита (тому же контрагенту):

   - Контрагент: ПРИМЕР

   - Сумма: 400 000 рублей

Обратите внимание, что вторая заявка успешно проводится без предупреждений системы, так как ранее настроенные правила получения фактических данных не учитывают суммы сверх лимита. Следовательно, система допускает проведение других заявок на расходование денежных средств на общую сумму 100 000 рублей, несмотря на то, что фактически уже отражено к оплате 600 000 рублей. В отчете "Лимиты расхода денежных средств" отражено, что остаток плана составляет 100 000 рублей.

Второй вариант – "Сумма к выплате сверх лимита":

Для статьи бюджета "Оплата поставщикам (основная деятельность)" добавим еще одно правило:

- Раздел источника данных: Оперативный учет.

- Хозяйственная операция: Оплата поставщику.

- Источник суммы: Сумма к выплате сверх лимита.

- Дополнительный отбор: Статья движения денежных средств – Оплата поставщику (товары, работы, услуги).

Теперь проведем повторно созданные ранее заявки на расходование денежных средств:

1. Первая заявка - сверх лимита по контрагенту ПРИМЕР на сумму 200 000р:

   - Система проводит ее без предупреждений.

2. Вторая заявка - в рамках лимита по тому же контрагенту на сумму 400 000 р:

   - Система не проводит заявку и выводит сообщение о превышении лимита.

Таким образом, в этом случае система предотвращает проведение заявки, если сумма превышает установленный лимит, и выводит соответствующее предупреждение.

Из-за добавленного нового правила "Сумма к выплате сверх лимита" система теперь учитывает при исполнении бюджета не только суммы в рамках лимита, но и сверх лимита. В отчете "Лимит расхода денежных средств" отражена сумма по единственной проведенной заявке на расходование ДС сверх лимита на сумму 200 000 рублей.

При установке флага "сверх лимита" во второй заявке на 400 000 рублей, документ будет успешно проведен, поскольку данный признак предназначен для допущения превышений любого рода лимитов. В результате проведения двух заявок на расходование ДС сверх лимита в отчете "Лимиты расхода денежных средств" будет отражен перерасход ДС на сумму 100 000 рублей.

Это означает, что система теперь учитывает суммы, превышающие установленные лимиты, только если в соответствующей заявке установлен флаг "сверх лимита". В противном случае система предотвращает превышение лимитов и выводит предупреждение.

Третий вариант – "Сумма к выплате":

 Если оставить в настройках только одно правило с источником суммы "Сумма к выплате сверх лимита", то в этом случае будет возможно проведение только сверх лимитных заявок. Таким образом, система будет допускать только те заявки, в которых сумма превышает установленный лимит, и игнорировать заявки в пределах лимита.

 Алгоритм работы этого варианта аналогичен второму варианту, где система учитывает суммы, превышающие лимиты, только если в соответствующей заявке установлен флаг "сверх лимита".

 Теперь рассмотрим несколько дополнительных примеров по лимитированию.

 Использование статьи ДДС, не участвующей в правилах лимитирования:

Создадим заявку на расходование ДС, в которой укажем статью ДДС – "Оплата поставщику (основные средства)". Эта статья ДДС не использовалась в созданных ранее статьях бюджета и не участвует в правилах лимитирования. При попытке проведения документа системой будет выдано сообщение о том, что заявка не попадает ни в одно "Разрешающее" правило лимитирования и может быть только сверхлимитной.

Важное замечание перед включением лимитирования по данным бюджетирования:

 Прежде чем включать возможность использования лимитирования по данным бюджетирования, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Создать статьи бюджета:

   - Привязать их к статьям ДДС, например, чтобы статьи ДДС могли использоваться в дополнительных отборах, уточняя хозяйственные операции, указанные для статьи бюджета.

   - Статьи ДДС могут также использоваться в качестве аналитики для статьи бюджета.

2. Создать вид бюджета:

   - Ввода плановых данных в разрезе статей бюджета.

3. Ввести плановые данные:

   - Заполнить плановые данные в разрезе статей бюджета, которые планируется лимитировать.

4. Создать правила лимитирования:

   - Для модели бюджетирования настроить правила лимитирования.

 Проведение заявки по неклассифицированным лимитам:

Введем правило лимитирования для статьи бюджета "Прочие выплаты по текущим операциям" со следующими настройками:

- Период: месяц.

- Тип лимита: разрешающий.

- Аналитики: организация, партнеры, подразделение.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда будет использовано значение для аналитики, не заданное в бюджете.

Напомним, что для статьи бюджета "Прочие выплаты по текущим операциям" в дополнительном отборе указана статья движения денежных средств – "Оплата подрядных работ и услуг". В плане бюджета по данной статье запланированы следующие данные:

Создадим заявку на расходование ДС с указанными параметрами:

- Получатель: Бакалея.

- Подразделение: Администрация.

- Статья ДДС: Оплата подрядных работ и услуг.

- Сумма: 50,000 рублей.

Система работает по следующему алгоритму:

1. Если значение аналитики из заявки явно указано в плане бюджета, то проверяется лимит в рамках этой аналитики. Если лимита недостаточно, система выводит сообщение о превышении лимита. Поиск лимита по другим неклассифицированным аналитикам (аналитики, которые относятся к прочим, например, прочие партнеры, прочие подразделения) не производится.

2. Если значение аналитики из заявки не указано в плане бюджета, система осуществляет поиск по неклассифицированным аналитикам этого типа. В случае удовлетворения лимитам, заявка будет проведена.

Таким образом, согласно алгоритму проверки лимитов в плане бюджета был найден лимит для партнера – Бакалея. При этом следующей по приоритету аналитикой контроля является подразделение – Отдел продаж, но в заявке указано другое подразделение. В данном случае, проводится поиск по неклассифицированным подразделениям, но для них лимит не задан. Поэтому правило лимитирования не пройдено, и получен отказ в проведении документа.

Если заменить в заявке получателя с "Бакалея" на "ПРИМЕР", при таких параметрах контроль на разрешающий лимит для данной заявки на расходование денежных средств успешно выполнен, и заявка проведена. В данном случае, для неклассифицированных партнеров и подразделений задан лимит, и сумма заявки находится в рамках лимита.

Изменение приоритетов аналитик:

Для демонстрации примера, заменим в заявке подразделение "Администрация" на "Отдел продаж". Проведем заявку и увидим в отчете по лимитам, что контроль лимитов пройден по неклассифицированным аналитикам.

Произведем изменение последовательности аналитик: подразделения сделаем более приоритетными относительно аналитики – партнеры.

При попытке проведения документа система выдает сообщение, что лимит для Отдела продаж по неклассифицированным партнерам не задан.

В отчете по лимитам мы видим, что для Отдела продаж лимит установлен только для одного партнера – Бакалея.

Заключение:

В данной статье мы рассмотрели различные способы лимитирования в конфигурации 1С:ERP, включая настройки правил статей бюджета для сценария исполнения бюджета и правил лимитирования в различных сценариях. Изменение приоритетов аналитик позволяет более гибко управлять контролем лимитов, учитывая различные параметры заявок на расходование денежных средств. Представленные примеры подчеркивают гибкость и эффективность системы 1С:ERP в решении задач бюджетирования и контроля финансовых операций.