РКМ ГОЗ: АВТОМАТИЗАЦИЯ. УСКОРЯЕМ ПОДГОТОВКУ В 20 РАЗ

Предприятия, участвующие в выполнении государственного оборонного заказа (ГОЗ), сталкиваются с определенными сложностями при формировании расчетно-калькуляционных материалов (РКМ). В рамках данной статьи мы хотим поделиться нашим опытом разработки инструментов для подготовки РКМ с использованием программного продукта «1C:ERP: Управление предприятием» (1C: ERP)

До внедрения «1С:ERP» для расчета расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) по гособоронзаказу (ГОЗ)

Следует подчеркнуть, что до внедрения системы «1С:ERP», группа компаний уже использовала различные цифровые технологии. Однако эти технологии были организованы в виде отдельных, не координированных между собой систем, что не позволяло их эффективно интегрировать. Это приводило к повторению рабочих процессов, необходимости тратить время на сбор данных из разных источников и, как следствие, к задержкам в принятии критически важных управленческих решений.

В данной компании использовались не одна, а пять различных информационных систем. При необходимости находить определённую информацию, сотрудникам приходилось извлекать её из множества источников. Среди этих систем была одна для оперативного учёта, включающая производство, закупки, управление складом и казначейство. Данные из системы оперативного учёта впоследствии загружались в систему бухгалтерского учёта для подготовки бухгалтерской и налоговой отчётности. Кроме того, для автоматизации документооборота использовалась ещё одна отдельная система, которая не была интегрирована с другими используемыми в компании системами.

Необходимость детального и раздельного учёта послужила стимулом к усовершенствованию системы автоматизации. Стало важно, чтобы система позволяла формировать расчётно-калькуляционные материалы (РКМ) с детализацией затрат по каждому элементу продукции, даже до уровня отдельного компонента, например, "винтика". Для определения стоимости продукции на основе РКМ требуется очень точная информация о всех аспектах закупок: что, где и по какой цене было приобретено. Эти сведения должны подкрепляться обширным набором документации, включающим детальное распределение затрат, протоколы и другие сопроводительные документы..

«Раздельный учёт и формирование цены продукции — очень трудоёмкий процесс. Как-то мы посчитали: если распечатать все документы, сформированные по РКМ за год на бумаге формата А4, и соединить вместе, ими можно опоясать 3,5 Садовых кольца».

Автоматизация РКМ ГОЗ по-новому

С 1 января 2021 года началась промышленная эксплуатация новой системы автоматизации, основанной на программных продуктах «1С:ERP» и «1С:Документооборот». Системой стали активно пользоваться 400 сотрудников предприятия.

В настоящей статье мы остановимся именно на части автоматизации РКМ гособоронзаказа

Эффекты от внедрения автоматизированной подсистемы подготовки расчётно-калькуляционных материалов (РКМ)

1. Благодаря внедрению системы «1С:ERP», время на подготовку расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) для средних изделий сократилось с двух недель до всего четырёх часов. Теперь новый специалист может подготовить четыре плановых РКМ в значительно короткие сроки.

2. Риск человеческой ошибки при составлении РКМ значительно уменьшился, поскольку все необходимые данные для РКМ теперь поступают из единого источника по проверенному алгоритму. Сотруднику достаточно активировать функцию автозаполнения, затем проверить и при необходимости скорректировать полученные данные, запросив уточнения у соответствующих отделов, и выгрузить комплект печатных форм РКМ вместе с первичными документами для подтверждения.

3. Информационная прозрачность системы повысилась. Теперь, используя единую систему «1С:ERP», можно легко расшифровать и уточнить любые данные, не выходя из программы. Это включает спецификации для расчёта плановых РКМ, первичные документы закупки для определения цен, а также расшифровку фактической себестоимости изделий или работ по бухгалтерскому учёту, которая используется для подготовки фактических РКМ.

Стоит подчеркнуть, что успешное внедрение и функционирование подсистемы для создания расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) требовало не только технических, но и организационных решений. В ходе внедрения системы особое внимание уделялось налаживанию взаимодействия между соответствующими службами и был разработан специализированный бизнес-процесс для подготовки РКМ на уровне предприятия.

В рамках нового бизнес-процесса были определены ключевые функции и обязанности различных подразделений:

1. Отдел продаж: Задача этого отдела заключается в точном составлении спецификации к контракту, основываясь на технических заданиях, предоставленных Заказчиками.

2. Технологи и конструкторское бюро: Эти специалисты отвечают за проверку и актуализацию спецификаций на продукцию или работы, предоставленных отделом продаж.

3. Отдел закупок: Закупщики несут ответственность за регулярное обновление прайс-листов на приобретаемые товары, используя в качестве основания фактические цены из документации по ранее совершенным закупкам и прайс-листы от поставщиков.

4. Сотрудники склада: Их задача - осуществлять контроль входящих документов, сканирование и прикрепление скан-образов первичных документов в систему.

5. Бухгалтерия: Этот отдел отвечает за контроль соответствия цены в документе «Поступление товаров и услуг» системы «1С:ERP» и указанной в счете-фактуре и товарно-транспортной накладной Торг-12.

Для обеспечения эффективного взаимодействия между этими подразделениями был создан специальный регламент и настроен автоматизированный бизнес-процесс на базе программы «1С:Документооборот».

Так выглядит процесс в «1С:ERP»

Процесс включает как задачи координации, так и непосредственного выполнения: от заполнения технических карт, расчёта упаковки для транспортировки до подготовки расчётно-калькуляционных материалов (РКМ). ТОП-менеджеры предприятия могут контролировать ход выполнения этих задач через отчёты по исполнительской дисциплине в системе «1С:Документооборот». Такой подход к контролю важен для соблюдения строгих сроков подготовки документации в соответствии с требованиями государственных оборонных заказов (ГОЗ).

Система продолжает эволюционировать, адаптируясь к текущим экономическим условиям. В контексте значительных колебаний цен, подсистема обогащается новым алгоритмом расчёта плановых РКМ, который приобретает большее значение по сравнению с предыдущими методами. В процессе также создаётся инструмент для преобразования ориентировочных цен в фиксированные, что повышает точность и надёжность финансового планирования.

Архитектура подсистемы подготовки расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) для гособоронзаказа в «1С:ERP» структурирована в три основные функциональные блоки:

1. Документ «Плановая калькуляция» включает:

   - Расчёт плановых финансовых показателей по прямым затратам (материалы, комплектующие, упаковка, услуги сторонних организаций, основная заработная плата).

   - Расчёт других затрат в процентном отношении от фонда оплаты труда (ФОТ).

   - Создание основных печатных форм плановых РКМ.

   - Формирование и выгрузка документов, подтверждающих цены (сканы первичных документов от поставщиков).

2. Документ «Фактическая калькуляция» предусматривает:

   - Учёт фактической себестоимости продукции (работ) в различных аналитических разрезах, основываясь на данных бухгалтерского учета.

   - Возможность ручной корректировки данных при необходимости.

   - Создание основных печатных форм фактических РКМ.

   - Формирование и выгрузка документов, подтверждающих затраты (скан-копии первичных документов).

3. Вспомогательные инструменты подсистемы РКМ для ГОЗ:

   - Рабочее место для установки экономических нормативов, включая стоимость нормо-часа, индексы цен, шаблоны расчёта затрат для различных видов работ.

   - Подсистема для хранения истории цен поставщиков, которая используется для обоснования цен в плановых РКМ и позволяет запустить подсистему РКМ с первого дня работы основной системы.

   - Подсистема для хранения расшифровки себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции, актуальная для предприятий, использующих полуфабрикатный метод учёта. Это важно как для оперативного производственного контроля, так и для расчёта РКМ.

Эта структура подсистемы обеспечивает комплексный подход к учёту и анализу затрат, что критически важно для государственных оборонных заказов.

Вид документа «Плановой калькуляции» в системе

В каждой закладке документа в подсистеме подготовки расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) в «1С:ERP» детализировано представлена информация по каждой категории затрат до уровня отдельных элементов затрат:

1. Материалы и комплектующие

2. Тара

3. Внешние услуги и работы

4. Заработная плата по видам работ

5. Прочие затраты.

Такая детализация позволяет глубоко анализировать структуру затрат на каждом этапе производства или предоставления услуг, обеспечивая точность и прозрачность в формировании РКМ для гособоронзаказа.

Документ в подсистеме расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) в «1С:ERP» заполняется автоматически, но требует дополнительной проверки со стороны сотрудника службы экономического обеспечения (СЭО). Основные задачи сотрудника включают:

1. Проверка данных на "пустоты" цены или её отклонения: Это включает проверку на отсутствие цен или значительные отклонения от стандартных значений. В документе предусмотрены специальные инструменты-помощники для упрощения этой задачи.

2. Запрос дополнительной информации: Если в процессе проверки обнаруживается отсутствие информации, сотрудник должен запросить недостающие данные у соответствующих подразделений через подсистему задач.

3. Формирование и выгрузка документов: После проверки и подтверждения данных сотрудник формирует и выгружает комплект печатных форм и сканы подтверждающих документов. Объем этих документов может достигать нескольких тысяч сканов на один РКМ.

4. Переименование сканов для контроля: Сканы подтверждающих документов не только выгружаются, но и переименовываются для удобства проверки и контроля. Это особенно важно для военной приёмки, где каждый скан первичного документа связан с конкретным пунктом или подпунктом строки, служащим обоснованием цены.

Такой подход обеспечивает детальный контроль и обеспечивает точность данных в РКМ, что критически важно для государственных оборонных заказов.

РИС 7

Вид документа «Фактической калькуляции» в системе

Фактическая калькуляция отличается от плановой тем, что она не выполняет самостоятельных расчётов, а основывается на данных, извлеченных из подсистемы бухгалтерского учета. Эти данные представлены в форме стандартного дерева себестоимости, отражающего фактические затраты.

Процесс работы с фактической калькуляцией включает следующие шаги:

1. Контроль, анализ и сверка данных: Сотрудники сметно-экономического отдела проводят тщательный контроль и сравнивают фактические данные с плановыми показателями. Этот этап важен для выявления отклонений и их причин.

2. Корректировка данных при необходимости: Если в ходе анализа обнаруживаются расхождения, сотрудники могут вносить соответствующие корректировки. В документе предусмотрены специальные инструменты для этого, включая план-фактный анализ расхода материалов и комплектующих, а также анализ трудоемкости и стоимости работ в часах.

3.Формирование и выгрузка документации: По завершении проверки и корректировок сотрудники СЭО формируют комплект печатных форм и сканов подтверждающих документов. Эти материалы затем выгружаются в систему электронных каталогов. Инструменты печати и выгрузки сканов для фактической калькуляции аналогичны тем, что используются в плановой калькуляции.

Этот процесс позволяет обеспечить точность и прозрачность учёта затрат, что является критически важным аспектом в контексте государственных оборонных заказов.