Управление закупками в рамках системы «1С:Управление холдингом 8» ориентировано на эффективную координацию потребностей бизнес-единиц в товарах и услугах, независимо от их централизации или децентрализации. Эта система обеспечивает возможность организации заявочных кампаний или импорта данных о потребностях из других систем сбора и обработки информации, их последующей консолидации и стандартизации.

Возможности системы включают в себя определение источников для удовлетворения потребностей, автоматизацию процессов закупок, контрактации и детального контроля исполнения существующих договоров. Система способна работать в условиях групп компаний, где структурные подразделения используют в своей работе различные системы управления существующими товарными запасами.

Планирование закупок

Планирование закупок в системе 1С:Управление холдингом (1С:УХ) может осуществляться различными способами, включая проведение заявочных кампаний или интеграцию данных из внешних систем. Система позволяет заменять заказанные позиции на аналоги или унифицированные товары и автоматически контролировать потребности с точки зрения бюджетных лимитов.

Покрытие потребностей может осуществляться за счет действующих контрактов, складских запасов или проведения закупочных процедур. Результатом этапа первичной обработки потребностей являются уточненные планы покрытия и закупок, которые могут быть использованы при финансовом планировании группы компаний.

Интеграция системы с ЕИС «Госзакупки» и электронными торговыми площадками

Система «1С:Управление холдингом 8» обладает возможностью интеграции с различными учетными решениями, как на платформе «1С», так и на платформах других производителей. Это позволяет унифицировать справочники и облегчить организацию общего процесса закупок. Программа 1С:УХ разработана с учетом особенностей неоднородных ИТ-ландшафтов российских холдингов.

Система создана в соответствии с требованиями следующих нормативных актов: Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011; Постановления Правительства РФ № 1352 от 11.12.2014, № 616 от 21.06.2012 и других документов.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» существенно упрощает процесс подготовки и передачи отчетностей субъектами хозяйственной деятельности, подпадающими под действие 223-ФЗ. Возможность интеграции системы с ЭТП существенно сокращает объем рутинных и однообразных операций.

Аккредитация и учет поставщиков

Составление базы существующих контрагентов, особенно касающихся редких категорий продукции, дает возможность существенно сократить время на процедуры закупок и транзакционные издержки.

После прохождения процедуры авторизации потенциальный поставщик получает доступ в личный кабинет, где может ознакомиться со всей актуальной информацией и документацией, указать собственные данные, оформить аккредитацию, узнать о правилах и принципах проведения тендеров, оформить претензии по поводу тех или иных нарушений, а также отслеживать абсолютно все финансовые транзакции с получением отчетов за любой период.

Подготовка процедуры закупки

Эффективность закупочной процедуры зависит от предварительной и очень внимательной проработки требований к поставщикам, товарной номенклатуре, деталям заключенных договоров, стратегии подбора контрагента, форме проведения тендеров и методу оценки поступающих предложений. Система предоставляет закупщику электронную версию положения о закупках, на основе которого формируются лоты и проводятся процедуры непосредственных закупок.

Кроме того, в системе предусмотрена специальная программа по подготовке лотов, шаблоны для договоров, инструменты определения начальной стоимости товаров и средства контроля и одобрения закупочной документации. Субъекты 223-ФЗ могут интегрировать свои данные с ЕИС «Госзакупки» или ЭТП.

Организация процедуры закупок

Проведение конкурентных торгов способствует достижению оптимальных условий поставки и повышает прозрачность всего процесса. Благодаря стандартизации этой процедуры и наличию обширной базы своевременно аккредитованных контрагентов, время, необходимое для проведения процедуры, сокращается.

Система «1С:Управление холдингом 8» полностью поддерживает весь процесс – от подготовки тендера до выбора контрагента. Автоматизированное проведение различных форматов процедур, включая многоэтапные, реализовано по критериям, а также по существующим ценам. В системе также доступны формирование протоколов событий закупочной процедуры, а также автоматические напоминания и оповещения для сосредоточения внимания закупщика на наиболее важных задачах.

Бюджетирование закупок

В системе 1С:Управление холдингом используются два подхода к бюджетированию закупок:

1. Сценарий «От потребностей»:

   Этот сценарий применяется в производственных компаниях. Он включает формирование плана потребностей на основе плана производства или продаж, поступающего из дочерних зависимых обществ (ДЗО). Сводный и уточненный план потребностей в управляющей компании (УК) становится основой для составления плана закупок и формирования бюджета закупок.

2. Сценарий «От лимитов»:

   Этот сценарий применяется для административно-хозяйственных нужд и организаций, работающих в сфере услуг. Ограничивающие бюджеты определяются в управляющей компании и передаются в дочерние зависимые общества, что ограничивает потребности. Процесс формирования потребностей аналогичен сценарию №1.

Для организаций, работающих по 223-ФЗ, важным результатом обоих сценариев бюджетного процесса является «Годовой план закупок», который штатными средствами 1С:Управление холдингом загружается на сайт «Госзакупки».

Управление контрактами, финансами, рисками и активами

Интеграция подсистемы «Закупки» с «Управлением договорами» и «Казначейством» предоставляет закупщику актуальную информацию о платежах и взаиморасчетах, а также инструменты для управления рисками в кредитном и валютном плане. Программа также предлагает анализ эффективности закупочной деятельности через расширенные отчеты, регламентированные отчеты для субъектов 223-ФЗ и систему сбалансированных показателей.

Аналитика и контроль закупок

Для осуществления анализа закупок товаров и оперативного получения информации разработан механизм аналитической панели в системе. Эта панель собирает все необходимые данные как для менеджеров, так и для высшего руководства компании, предоставляя их на одной платформе. При применении централизованного подхода встроенные функции управления в системе холдинга обеспечивают контроль над всеми этапами процесса закупок. Абсолютно все показатели можно наблюдать в динамике.

Автоматизация управления закупками в холдинге

Система управления холдинга на базе 1С предоставляет возможность эффективного управления процессами закупок. Она позволяет автоматизировать все этапы закупочных процедур, определять и удовлетворять потребности компании. Интеграция с ЭТП позволяет сократить объем ручных операций. Поставщики могут получить доступ к личному кабинету, где могут просматривать документацию, проходить аккредитацию, участвовать в конкурсах и отслеживать состояние платежей по контрактам. В системе также имеется инструмент для создания лотов и гибкие шаблоны для заполнения условий контрактов. Система управления холдингом обеспечивает полное сопровождение процесса от подготовки документов до заключения договора с победителем торгов. Подсистема "Закупки" способна взаимодействовать с другими подсистемами, такими как "Казначейство" или "Управление договорами", что обеспечивает оперативное получение информации о финансовых расчетах и оплатах, а также предоставляет инструменты для управления валютными рисками.

Результаты внедрения

По результатам внедрения таких систем в рабочие процессы можно говорить о следующих финансово-экономических выгодах (учтен средний показатель проектов по автоматизации корпоративных закупок в 1С:Управление холдингом, статистика конкурса «1С:Проект года»):

Закупки через систему 1С:Управление холдингом приносят холдингу ряд преимуществ:

1. Централизованное снабжение и экономия: Организация централизованного снабжения позволяет осуществлять закупки с максимальной эффективностью за счет экономии на масштабах закупок и снижения затрат на проведение транзакций.

2. Оптимизация сотрудничества с поставщиками: Внедрение системы управления закупками облегчает взаимодействие с поставщиками, помогает сократить экономические потери из-за задержек и брака, а также позволяет более эффективно вести учет и контроль конкретных закупок.

3. Полный контроль над расходами и лимитами: Система предоставляет возможность полного контроля над расходами, включая контроль лимитов и мониторинг отклонений от KPI, что способствует более эффективному управлению финансами холдинга.

В результате грамотного внедрения и использования системы можно добиться сокращения как временных, так и финансовых ресурсов, а также повысить продуктивность в области закупок.