Зачем нужен Универсальный отчет?

Универсальный отчет представляет собой неотъемлемый инструмент в системе 1С, который позволяет пользователям получать необходимые аналитические данные из информационной базы. Он особенно ценен, когда существующие отчеты не предоставляют достаточно информации или требуется специфический анализ данных.

Где найти Универсальный отчет?

Местонахождение Универсального отчета зависит от конфигурации системы и может находиться в различных разделах меню. Например, в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, его можно найти в разделе "Отчеты" – "Универсальный отчет".

Также во всех конфигурациях 1С:Предприятие 8.3 "Универсальный отчет" доступен в разделе "Печатные формы, отчеты и обработки". В конфигурациях 1С:Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, 1С:Зарплата и управление персоналом, а также в некоторых других конфигурациях он расположен в разделе "Администрирование".

Рис 2 Раздел Печатные формы, отчеты и обработки

Рис 3 Универсальный отчет в 1С:ЗУП

Рис 4 Универсальный отчет в 1С:БГУ

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) "Универсальный отчет" можно найти в разделе "Настройки".

В 1С:ERP Управление предприятием "Универсальный отчет" находится в разделе "НСИ и администрирование".

Шаги настройки Универсального отчета

Исходные данные универсального отчета

Если другие отчеты 1С не предоставляют необходимую информацию, следует обратиться к Универсальному отчету. Он позволяет выбрать и структурировать информацию по любым данным из справочников и регистров, записи которых фиксируются документами или при внесении данных в справочники.

1. Получение информации о движениях данных При просмотре записей, сделанных при проведении документа, по кнопке "Дт-Кт – Показать проводки" можно увидеть не только бухгалтерские проводки, но и другие вкладки. Они представляют записи в соответствующих регистрах, где накапливается информация, используемая для заполнения различных отчетов.

Регистры накопления и анализ данных

Регистры накопления играют важную роль, обобщая и сохраняя информацию, которую можно суммировать или вычитать. Например, это могут быть взаиморасчеты с сотрудниками, суммы зарплаты к выплате, исчисленные страховые взносы, остатки товаров, налог на добавленную стоимость (НДС) и так далее.

При анализе информации с помощью отчетов можно отследить, какие документы служат источником той или иной записи в регистре.

Регистры сведений: хранение информации в разрезе параметров

Регистры сведений предназначены для хранения информации об объекте с учетом заданных параметров. Например, регистр "Цены номенклатуры" может содержать информацию о ценах, привязанных к конкретной номенклатуре и типу цен. Каждая запись в регистре уникальна, и невозможно создать две одинаковые записи.

Для сохранения истории изменений данных, регистры сведений могут быть периодическими, как, например, регистр "Курсы валют", который хранит информацию о курсах валют на определенные периоды времени.

Справочники предоставляют возможность внесения различной информации в их карточки, которую впоследствии можно извлечь из базы данных, применив Универсальный отчет.

Рис 9 Элемент справочника Сотрудники

Эти варианты формирования Универсального отчета являются наиболее распространенными и широко используемыми.

Какие виды универсального отчета

• Справочники;
• Документы;
• Регистры сведений;
• Регистры накоплений;
• Регистры бухгалтерии;
• Планы видов расчетов;
• Бизнес-процессы.

Варианты Универсального отчета различаются в зависимости от выбранного типа объекта, что влечет некоторые изменения в настройке отчета. Однако основные принципы работы и настройки остаются одинаковыми независимо от выбранного варианта.

Шаг 1: Отчет по справочнику "Сотрудники"

Предположим, пользователю требуется извлечь определенную информацию о сотрудниках, такую как день рождения, адрес, телефон и прочее. Для этого, выбрав "Тип объекта" – "Справочник", можно выполнить выборку информации по элементам любого справочника.

1. Выберите справочник "Сотрудники", указав имя таблицы "Основные данные". Нажмите "Сформировать" для просмотра полученных данных. Для настройки отображения информации в отчете перейдите к кнопке "Настройки" и откройте вкладку "Поля и сортировки". В левой таблице представлены поля, которые будут отображаться в сформированном отчете. Убрав галочки, вы можете отключить ненужные столбцы.

2. Нажмите "Добавить". В открывшемся окне "Выбор поля отчета", выберите необходимые строки, такие как e-mail, адрес регистрации, банковский счет, дата рождения, телефон, ИНН и т.д. После добавления строк в список полей, нажмите "Записать и сформировать".

После добавления полей в настройке отчета они автоматически отразятся в отчете с данными о сотрудниках.

На вкладке "Фильтры" можно также добавить условия отбора, используя команду "Добавить фильтр". Для фильтрации доступны поля, характерные для данного объекта. Давайте применим фильтр к списку сотрудников.

Шаг 2: Добавьте поле отбора "Сотрудник" и выберите условие "В списке". В появившемся окне выберите нужных сотрудников из справочника. Затем нажмите "Закрыть и сформировать".

Отчет будет сформирован с учетом заданных настроек.

Шаг 3: Укажите период отчета с января по декабрь и выберите тип отчета "Документ". В поле "Имя объекта" укажите вид документа для анализа, например, "Реализация (акты, накладные УПД)". Затем нажмите кнопку "Сформировать".

Полученный отчет может выглядеть слишком громоздким и содержать избыточную информацию.

Универсальный отчет – Документы

Рассмотрим пример формирования универсального отчета по документам.

Шаг 4: Нажмите кнопку "Настройки" для более гибкой настройки отчета. На вкладке "Поля и сортировки" уберите лишние галочки, оставив только необходимые поля: "Контрагент", "Договор", "Сумма". Задайте порядок сортировки, перенеся поле "Контрагент" в окно сортировки с помощью голубой стрелки "Вправо", чтобы упорядочить информацию по контрагентам в порядке возрастания. Затем нажмите "Закрыть и сформировать".

Отчет примет следующий вид:

Для получения более полной информации в отчете необходимо добавить сами документы реализации.

Шаг 5: Нажмите кнопку "Настройки" и перейдите на вкладку "Поля и сортировки". Добавьте нужные поля, такие как "Номер документа", "Дата документа", "Товары" и другие, чтобы отображать всю необходимую информацию о документах реализации.

Дополнительную информацию о составе данных можно также получить в отчете "Оборотно-сальдовая ведомость по счету".

В Универсальном отчете можно настроить отбор по данным, которые не могут быть учтены в других стандартных отчетах. Например, можно выбрать данные только по определенной номенклатуре или тем, которые входят в определенную группу номенклатуры.

Шаг 6. Необходимо перейти к настройкам, где добавить фильтр на вкладке "Фильтры". В разделе "Фильтры" выбрать опцию "номенклатура входит в группу" и указать интересующую папку, например, "Полуфабрикаты упакованные". После этого нажать кнопку "Закрыть и сформировать".

На вкладке "Структура" можно определить структуру отчета и установить параметры для группировки данных. Например, можно сгруппировать данные:

• по контрагенту;

• по месяцам;

• по подразделениям и так далее.

Шаг 7: Перейдите снова в раздел "Настройки" и выберите вкладку "Структура". Здесь мы определим группировку данных по полю "Контрагент", а затем добавим дополнительную структуру данных по полю "Договор". Если данные группировки находятся на одном уровне, то детализация группировки будет представлена в отдельной таблице.

Шаг 8: Щелкните правой кнопкой мыши на строке "Детальные записи" и выберите "Переместить на уровень ниже". При этой настройке группируемые поля должны располагаться "лесенкой" одно под другим.

После выполнения этого шага все данные будут отображены с группировкой по договорам, включая итоговую сумму по каждой группе и детализацию по соответствующим записям – документам.

Используя значки группировки "–/+", вы можете сворачивать и разворачивать данные по итогам. В данном примере данные сгруппированы по полю "Договор" с детализацией по документам "Реализация (акт, накладная, УПД)".

Этот пример демонстрирует возможности Универсального отчета по выбору, отображению, сортировке и группировке данных в соответствии с параметрами, заданными пользователем.

Универсальный отчет – Регистр сведений

Универсальный отчет также может быть настроен для работы с регистрами сведений, что позволяет пользователю сформировать отчет по любым записям данных в информационной базе, выбрав нужный регистр из списка доступных опций. Например, это может быть отчет по лицевым счетам сотрудников по зарплатным проектам, местонахождению основных средств, материально ответственным лицам и так далее. Однако часто такую же информацию можно получить из других альтернативных отчетов, что делает использование универсального отчета в данном случае не всегда обязательным.

Универсальный отчет – Регистр накопления

Универсальный отчет также эффективно применяется для работы с регистрами накопления, что представляет особый интерес для анализа данных. Умело анализируя информацию с помощью этого отчета, можно легко выявить и исправить любые ошибки, которые могли возникнуть в учете.

Давайте рассмотрим типичную ситуацию, которая часто встречается на практике. При формировании ведомости на выплату заработной платы за месяц справка показывает сумму "в том числе за другие месяца". Это может свидетельствовать о том, что в некоторых месяцах данные были введены некорректно или же были изменены вручную. В результате таких действий могут возникнуть неправильности в регистрах.

Примерно можно определить, в каких регистрах были произведены записи, а затем провести их анализ, чтобы выявить причину возможных перекосов в данных.

Просмотрев движения документа (например, через кнопку "Дт-Кт"), можно ориентироваться по тому, в каких регистрах происходят записи, и проанализировать их. В данном примере нас интересует регистр "Зарплата к выплате".

Шаг 9. Для начала выберите период анализа (часто целесообразно рассматривать текущий месяц для выявления возможных ошибок). Затем укажите тип объекта как "Регистр накопления" и выберите нужный регистр для анализа. Важно заметить, что при анализе выплаты заработной платы доступны два регистра:

• Зарплата к выплате;

• Зарплата к выплате авансом.

После того, как отчет сформирован, данные могут быть проанализированы. При необходимости можно установить отбор по сотруднику или другим параметрам.

Также можно сформировать отчет по регистру "Взаиморасчеты с сотрудниками". Оба этих отчета предоставляют информацию о том, как формируется заработная плата к выплате и сколько средств мы должны выплатить сотрудникам. Дополнительно можно просмотреть детализацию, расшифровки записей и т.д.

На примере этого варианта отчета рассмотрим некоторые интересные возможности работы с формой.

Как настроить отчет – важные кнопки

1. Если созданный вариант таблицы слишком большой и колонки не помещаются на экране, уменьшите их размер. Если в шапке таблицы не видно "разделительной стрелки", нажмите и удерживайте кнопку "Ctrl" - тогда стрелка появится. Затем, как обычно, измените размер столбца с помощью мыши.

2. Если таблица длинная и неудобно прокручивать ее для просмотра всей информации, можно зафиксировать столбец и шапку таблицы. Для этого выберите в меню "..." пункт "Таблица" -> "Вид" -> "Зафиксировать таблицу" или "Отображать заголовки". Появится серая полоса, которая закрепляет столбец и строку, позволяя прокручивать остальную часть таблицы.

3. При установке отборов пользователь может изменить расположение поля, выбрав один из вариантов:

• В шапке отчета;

• Только флажок в шапке отчета;

• В настройках отчета;

• Только флажок в настройках отчета;

• Не показывать.

Эти принципы применимы не только к отчетам в программе 1С:Предприятие 8, но и к Универсальному отчету. Пользователь может использовать настройки Универсального отчета для формирования данных по любым регистрам - накопления, сведений, бухгалтерии.

Зная механизм работы Универсального отчета, всегда можно получить через него различную информацию, недоступную в других видах отчетов, и проанализировать данные документов и записи регистров, образуемые движением документов.

Использование гибкого механизма настройки отчета поможет оптимизировать работу пользователя с данными, упростить поиск ошибок и повысить эффективность анализа информации. Надеемся, что данная инструкция будет вам полезна.