Платежный календарь (ПК) является эффективным инструментом для оперативного планирования и управления денежными потоками компании, а также для контроля за выполнением графика платежей. С его помощью финансовые директора, бухгалтеры или владельцы бизнеса могут планировать закупку оборудования, запуск новых проектов, выплату зарплаты, а также выстраивать отношения с поставщиками и покупателями. ПК позволяет определить, когда ожидаются крупные расходы или поступления, чтобы предотвратить возникновение кассовых разрывов.

Зачем нужен платежный календарь:

• Повышение оборачиваемости денежных средств: Оптимизация управления оборотными средствами.

• Обеспечение необходимого уровня ликвидности: Поддержание достаточного уровня наличных средств для своевременного выполнения обязательств.

• Выявление "замороженных" активов: Обнаружение и устранение неэффективно используемых ресурсов.

• Структурирование денежных потоков: Организация денежных потоков с учетом различных видов деятельности.

• Заблаговременное выявление недостатка денежных средств: Прогнозирование и предотвращение дефицита денежных средств.

• Корректировка плана поступления платежей: Адаптация планов поступления и расходования денежных средств в изменяющихся условиях.

• Управление доходами и расходами: Балансировка доходов и расходов для предотвращения дефицита.

• Приоритизация платежей: Определение очередности и приоритетности платежей.

• Создание финансового резерва: Формирование резерва для непредвиденных расходов.

Для ведения простого платежного календаря можно использовать таблицы Excel. Однако при возникновении ошибки ее поиск и исправление могут занять значительное время, а формат отчета будет ограничен заранее установленным набором данных.

Программы 1С значительно упрощают задачу по сбору и распределению показателей. Данные вносятся автоматически, расчеты проводятся без необходимости ручного ввода, что исключает вероятность ошибок.

Возможности и настройки платежного календаря в 1С

Функционал платежного календаря доступен в различных программах финансового учета. Рассмотрим функциональные возможности каждой из систем.

Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия 8.3

Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия отображает следующие 6 разделов:

1. Раздел «Оплата от покупателей»

   - Информация о предстоящих поступлениях, учитываются все текущие задолженности контрагентов на дату формирования календаря.

2. Раздел «Прочие поступления»

   - Отражает денежные средства, отправленные с расчетного счета, но еще не полученные из-за задержек банка или технических неполадок.

3. Раздел «Налоги и взносы»

   - Фиксирует бюджетные отчисления, задачи формируются автоматически на основе налогов, отчетов и деклараций для контролирующих органов.

4. Раздел «Платежи поставщикам»

   - Содержит информацию о запланированных платежах поставщикам товаров или услуг.

5. Раздел «Зарплата»

   - Отображает данные о начисленной, но еще не выплаченной зарплате, формируется автоматически на основе документа «Начисление зарплаты».

6. Раздел «Периодические платежи»

   - Включает регулярные, но не обязательные платежи (например, аренда транспортного средства).

С помощью платежного календаря в 1С:Бухгалтерия 8.3 можно выстроить приоритет исполнения статей расходов или типов платежей в зависимости от установленных договором сроков, утвержденного порядка расчетов и других важных параметров. Пользователь может группировать платежи по видам – безналичным и наличным – и по источнику оплаты – расчетный счет или касса организации. Для каждого типа календаря назначается ответственный сотрудник и порядок согласования платежей.

Платежный календарь в 1С: Управление торговлей (УТ)

 

В программе 1С: Управление торговлей создано удобное рабочее пространство для управления платежами. Оно позволяет распределять платежи по времени и источникам финансирования, таким как конкретный расчетный счет или касса.

При формировании платежного календаря удобнее ориентироваться на заявки на расходование денежных средств, а не на график платежей. Поэтому в рабочем месте 1С: УТ предусмотрены различные режимы работы с данными.

Режим "Заявки – Календарь" предназначен для распределения заявок по счетам и кассам. В этом режиме отображается список заявок, а также информация об остатках и оборотах, сгруппированная по банковским счетам и кассам в разрезе валют. Можно распределить как одну заявку, так и несколько одновременно. Заявка на расходование денежных средств (ЗРДС) распределяется на ближайшую дату оплаты и наиболее подходящий счет или кассу с достаточным остатком средств.

Режим "Календарь – Платежи" предназначен для детальной работы с календарем платежей. Основное окно работы с платежным календарем в 1С: УТ имеет древовидную структуру. Каждый банковский счет или касса выступает в качестве узла дерева, при разворачивании которого отображается информация о поступлениях и списаниях денежных средств.

Поступления и списания могут быть детализированы до уровня документов оперативного планирования (объектов оплаты). Дополнительно можно настроить горизонт планирования (количество дней) и фильтры по организациям, валюте или источникам денежных средств.

В этом режиме возможно изменение параметров объектов оплаты, таких как дата оплаты или выбранный банковский счет/касса, а также группировка объектов расчетов (накладные, заказы, заявки и т.д.) по различным критериям: статья, операция, подразделение, приоритет заявки и прочее.

Режим "Список заявок" предназначен для распределения заявок по счетам и кассам. В данном режиме отображается только список распределенных и нераспределенных заявок. В рамках платежного календаря пользователь может:

• отбирать заявки, требующие распределения по банковским счетам/кассам и дням оплаты;

• группировать заявки по подразделению, операции, получателю, приоритету статьи или самой заявки и другим параметрам;

• совершить частичную оплату по заявке, распределив сумму по различным датам платежа и банковским счетам/кассам;

• отменить оплату заявки в указанный день с выбранного банковского счета или кассы.

В случае обнаружения кассовых разрывов, соответствующие значения выделяются красным цветом. Для управления данными, необходимыми для расчета плановых остатков денежных средств, предусмотрена форма "Настройки платежного календаря". Например, остатки денежных средств в календаре можно сгруппировать по валютам в разрезе банковских счетов или касс.

Платежный календарь в 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)

Платежный календарь в 1С: УНФ представляет собой интерактивное рабочее пространство, где пользователи могут просматривать планы поступлений и выплат денежных средств за заданный период, а также управлять перемещением средств между банковскими счетами и кассами.

Что можно выполнить с помощью платежного календаря в 1С: УНФ?

• вести учет и согласование заявок на расход денежных средств;

• планировать поступление денежных средств, включая оплату заказов от клиентов;

• осуществлять оплату заказов поставщикам;

• резервировать средства под определенную заявку.

Платежный календарь структурирован в виде таблицы, где столбцы отражают суммы поступлений и выплат, а строки содержат информацию о назначении платежей, расчетных счетах, кассах и связанных документах.

Цветовая индикация остатков денежных средств помогает оценить финансовое состояние компании: зеленый цвет свидетельствует о достаточном уровне средств для выполнения обязательств и поддержания платежеспособности, а красный указывает на потенциальный дефицит средств и риск кассового разрыва.

Для удобства анализа в 1С: УНФ реализована возможность формирования платежного календаря на основе заказов от покупателей или поставщиков и документов планирования. Фильтры по аналитическим показателям позволяют получить подробную информацию по организациям, счетам, кассам и документам.

Платежный календарь может быть представлен в виде наглядных диаграмм – детальной и сводной. Детальная диаграмма отображает остатки на всех счетах и кассах, а сводная диаграмма показывает суммарные остатки по всем местам хранения с учетом плановых данных.

Для предотвращения кассовых разрывов пользователь может перемещать даты поступлений и выплат, а также изменять места хранения денежных средств. Эти изменения можно легко внести простым «перетягиванием» элементов, не покидая отчет. Программа автоматически создаст необходимые документы на основе внесенных корректировок.

В платежном календаре также можно организовать процесс согласования оплат. Заявки на оплату могут быть утверждены или отклонены непосредственно в календаре. Дополнительно, платежный календарь может быть использован для составления бюджета денежных средств компании – достаточно указать необходимый период и степень детализации.

Платежный календарь в 1С: Комплексная автоматизация (КА) и 1С: ERP

Платежные календари в конфигурациях 1С: Комплексная автоматизация и 1С: ERP имеют схожий функционал и представляют собой аналитический отчет, в котором отражаются поступления, списания и остатки денежных средств. В этих системах кассовые разрывы отображаются в виде отрицательных сумм остатков на банковских счетах или в кассах организации.

В платежном календаре предусмотрено три режима работы: «Заявки/Календарь», «Календарь/Платежи» и «Список заявок». Оптимальный режим для использования — это «Календарь – Платежи», так как он предоставляет доступ ко всем документам, подтверждающим получение и использование денежных средств. В этом режиме отображаются остатки на счетах организации, ожидаемые поступления и запланированные расходы.

В календаре можно видеть заявки на расход денежных средств (ДС) со статусами "Согласована" или "Не согласована". Заявки, имеющие статус "К оплате" или "Отклонена", в данном отчете не отображаются.

Пользователь может настроить платежный календарь на определенный период планирования, а также выбрать конкретного поставщика или клиента, счет или кассу. Система также позволяет установить видимость несогласованных заявок на расход денежных средств (ЗРДС), отобразить поступление средств по расчетной документации и учесть расходы, произведенные без привязки к заявкам.

Платежный календарь в 1С:Управление холдингом (УХ)

С помощью платежного календаря в 1С:Управление холдингом можно заранее запланировать дни платежей, кассовые разрывы, стоимость переводов. Программа предоставляет детальную информацию о движении средств по каждому дню, отображает заявки на платежи для текущей даты или дает возможность перенести их на другой день

Все данные в платежном календаре представлены в виде таблицы, где столбцы соответствуют периодам, а строки – остаткам и оборотам. Обороты классифицируются по категориям: списания, неуправляемые поступления (возникающие при безакцептном списании или при установке жестких лимитов) и управляемые поступления (формируются на основе документов о поступлении средств или выплатах).

Платежный календарь 1С:УХ демонстрирует информацию в иерархическом порядке, разбивая ее по организациям, банковским счетам/кассам, пулам ликвидности, видам денежных средств и валютам. Такая структура особенно полезна для холдингов с международной деятельностью.

По каждой группировке этой иерархии вы сможете:

• видеть начальные остатки денежных средств на выбранную дату;

• корректировать план прихода/расхода денежных средств по дням в разрезе краткосрочного планирования;

• настраивать свернутые данные по планируемым платежам и остаткам денежных средств вперед на неделю/месяц/квартал/год и т.д.

Платежный календарь позволяет создавать распоряжения о перемещении денежных средств между источниками платежей, например, планировать перевод денег с одного счета на другой. Если у вас есть кредитные инструменты, такие как открытая кредитная линия, вы можете из этого отчета сразу же формировать заявки на получение средств от кредитных организаций.

Еще один интересный механизм платежного календаря в 1С:УХ – вероятностное прогнозирование и стресс-тестирование ликвидности: можно смоделировать платежную ситуацию, назначить платежи по собственному усмотрению, а затем наблюдать, как меняется картина оплаты.