Федеральный закон "О электронной подписи" регулирует использование электронных подписей при совершении юридически значимых действий. Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный документ в формате XML, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя.

Для использования МЧД необходимо получить соответствующий сертификат физического лица, который является уполномоченным сотрудником организации и отвечает за подписание электронных документов от имени организации. В этом сертификате содержатся только персональные данные сотрудника, без упоминания реквизитов организации.

Каждый регулирующий орган устанавливает свои стандарты МЧД для обмена электронными документами и представления отчетности. Если установленный формат для передачи отчетности в государственный орган отсутствует, можно использовать единый формат (003), разработанный Минцифрой

Обязательное использование МЧД для представления отчетности в ФНС с 1 марта 2024 года

Согласно Федеральному закону от 31 июля 2023 года №389-ФЗ, с 1 марта 2024 года компании и индивидуальные предприниматели, чья среднесписочная численность работников за предыдущий год превышает 100 человек, а также налогоплательщики, которые обязаны представлять налоговую отчетность исключительно в электронном формате согласно п.3 ст.80 НК РФ, должны будут использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) при представлении отчетности через сотрудников или третьих лиц.

В соответствии с новыми правилами, обязательное использование МЧД распространяется на документы, созданные и выданные после 1 марта 2024 года. Документы, оформленные до этой даты, могут быть использованы для представления налоговой отчетности в электронной форме до истечения срока их действия, как указано в письме ФНС от 18 октября 2023 года №ЗГ-3-26/13425.

Обязательное использование МЧД для представления отчетности в СФР с 11 марта 2024 года

С 11 марта 2024 года СФР прекращает прием бумажных доверенностей. В соответствии с новым законодательством, чтобы представить документы в электронном виде, необходимо использовать МЧД.

Представление электронных документов на портале СФР на основе бумажных доверенностей, оформленных после 11 марта 2024 года, запрещено. Бумажные доверенности, сделанные до этой даты, будут действовать до 1 мая 2024 года для сервиса ЭЛН и до 1 июля 2024 года для других форм СФР.

Переход на использование МЧД не затрагивает страхователей, которые подают отчетность в СФР самостоятельно и без доверенных лиц, а также тех, кто сдает отчетность в СФР исключительно на бумаге (если число сотрудников менее 10 человек).

Настройка и создание МЧД в 1С

Для подготовки машиночитаемой доверенности (МЧД) для представления отчетности можно использовать сервис 1С-Отчетность. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 3, предусмотрена возможность создания МЧД для ФНС, СФР и единого формата 003, а также соответствующих заявлений и уведомлений.

Создать МЧД можно несколькими путями, которые мы рассмотрим поочередно в этой статье. Начнем с сервиса 1С-Отчетность. Переходим в раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

Далее переходим на вкладку «Уведомления» → «Создать». В открывшемся окне находим папку «МЧД» и выбираем нужный отчет. Этот подход применяется, если необходимо создать МЧД с нуля.

Также можно загрузить машиночитаемую доверенность (МЧД) с компьютера, нажав на кнопку «Загрузить» → «МЧД» → «Машиночитаемая доверенность (ФНС)». Такой способ подходит, если у вас уже есть файл МЧД на ПК.

Теперь рассмотрим процесс создания МЧД через карточку организации. Для этого нужно перейти во вкладку «Настройки» → «Организации» и выбрать нужную организацию.

Далее в карточке организации нужно перейти в раздел «ЭДО» и нажать на гиперссылку напротив «Электронный документооборот с СФР (бывш. ФСС)». После этого откроется окно, где необходимо установить флажок напротив «Использовать электронный документооборот с СФР», также потребуется сертификат страхования, а в строке «Доверенность» выбрать «Показать все».

После этих действий откроется новое окно, в котором можно создать или загрузить МЧД.