Систематическое обеспечение производства необходимыми материалами, комплектующими и другими ТМЦ занимает ключевую роль в успешной деятельности предприятия. Для обеспечения своевременных поставок и полного удовлетворения потребностей как при выполнении работ и производстве продукции, так и внутрихозяйственных нужд, необходимо эффективное управление процессами закупок.

1С:ERP предоставляет эффективные решения для управления процессами закупок на всех этапах и включает гибкий, настраиваемый инструментарий для оптимизации управления закупками на предприятиях разных сфер деятельности.

Существует множество прикладных решений для автоматизации процессов приобретения товаров, полуфабрикатов, сырья и других ресурсов. Один из востребованных продуктов в этой области - программное решение 1С:ERP Управление предприятием 2.

Общий процесс закупочной деятельности можно разделить на несколько этапов:

1. Планирование закупок.

2. Подготовка к проведению закупок.

3. Осуществление закупок.

4. Завершение обязательств.

1С:ERP предоставляет средства для эффективного управления всеми этими этапами, помогая организациям разных профилей деятельности улучшить свои процессы закупок и повысить эффективность деятельности.

Этапы процесса закупки в 1С:ERP имеют разные механизмы реализации, а именно:

1. Планирование закупок:

   - Долгосрочное планирование: Этот уровень осуществляется с помощью подсистемы "Бюджетирования". Здесь предприятие определяет свои долгосрочные потребности в материалах и ресурсах.

   - Среднесрочное планирование: Основывается на информации из подсистемы "Планирования". На этом уровне предприятие прогнозирует свои среднесрочные потребности и ресурсы на основе текущих данных и трендов.

   - Краткосрочное планирование: Этот уровень выполняется с помощью документов "Заказы поставщикам". Здесь предприятие создает заказы на конкретные товары и ресурсы у поставщиков, чтобы удовлетворить текущие потребности.

Подсистемы "Бюджетирования" и "Планирования" в 1С:ERP взаимосвязаны через вид бюджета, что упрощает интеграцию между долгосрочным и среднесрочным планированием и бюджетированием.

Признак "Использовать для ввода плановых данных" позволяет заполнять экземпляры бюджетов, добавляя плановые данные. Связь между подсистемой "Планирования" и бюджетированием осуществляется путем установки соответствия между сценариями планирования и сценариями бюджетирования.

В виде плана указывается соответствие статье бюджета.

Информация из подсистемы "Планирования" может автоматически передаваться в подсистему "Бюджетирования", что позволяет автоматически заполнять экземпляры бюджета данными, связанными с планом закупок.

Механизм объемно-календарного планирования позволяет планировать закупки, исходя из потребностей, сформированных другими подсистемами, такими как продажи и производство. Он позволяет автоматически рассчитать и спланировать потребность в товарах и материалах для закупок на основе плана продаж, производства или внутреннего потребления. Этот вид планирования настраивается с учетом источников формирования потребностей для планов закупок.

План можно заполнять на основе различных источников данных, таких как другие планы или заказы, включая заказы от клиентов, заказы поставщикам и внутренние заказы для потребления внутри предприятия. При этом существует возможность настройки автоматического планирования с учетом доступных товарных остатков как в количественном, так и в суммовом выражении.

Что касается ценообразования, система предоставляет различные варианты для определения цен на плановые данные. Например, можно использовать цены последних поставок, минимальные или максимальные цены, цены на определенную дату и т. д. Это настраивается с использованием источников планирования, таких как "Источник получения цены".

Для оценки товарных остатков на складах предусмотрен специальный отчет "Остатки и доступность товаров", который позволяет получить информацию о доступных остатках на складах, о зарезервированных товарах и товарах, которые уже заказаны у поставщиков. Этот отчет помогает более точно планировать закупки и управлять доступностью товаров на складах.

При необходимости общие планы продаж можно детализировать в разрезе поставщиков, подразделений, складов и т.д.

В 1С:ERP существует механизм корректировки планов, известный как "Скользящее планирование". С его помощью можно автоматически изменять планы с учетом фактических данных, применяя заданные алгоритмы и правила заполнения, и при этом сохранять историю изменений.

Этот механизм позволяет предприятиям более гибко реагировать на изменения в бизнес-среде и фактические данные, обновляя планы с учетом новой информации. Таким образом, организации могут более точно выстраивать свои стратегии и планы на основе актуальных данных и реагировать на изменения в реальном времени. Сохранение истории изменений также обеспечивает прозрачность и анализ изменений в планировании.

Версия 1С:ERP 2.5 представила новый инструмент - помощник планирования, доступный через ссылку "Управление процессом планирования". Этот инструмент обеспечивает централизованное управление всеми видами планов и предоставляет возможности:

- Создания планов вручную или на основе дефицитов, что упрощает начальное формирование плановых данных.

- Пересчета планов, позволяя обновлять и корректировать планы в соответствии с изменяющимися условиями и данными.

- Оценки сбалансированности планов, что помогает убедиться, что планирование соответствует стратегическим целям и ресурсам предприятия.

Система 1С:ERP предоставляет несколько подсистем и инструментов для автоматизации процесса подготовки закупок:

1. Подсистема "Обеспечение потребностей":

   - Здесь настраиваются источники пополнения запасов в случае их дефицита и места их получения.

   - Схема товародвижения автоматизируется с помощью настроек, таких как "Схемы обеспечения" и "Способы обеспечения потребностей".

2. Поддержание неснижаемого остатка товаров на складах (например, min\max):

   - В этой настройке указываются способ поддержания, способ обеспечения и источник обеспечения.

   - В "Настройке поддержания запасов" задаются основные параметры, такие как вариант поддержания (например, min\max) и способ обеспечения потребности.

Обе подсистемы, "Обеспечение потребностей" и "Планирование", могут работать параллельно или совместно, что позволяет более полно учитывать потребности компании при расчете объемов товаров для закупки.

Для оформления текущих заказов у покупателей в системе используются специальные документы "Заказы поставщикам". Автоматизация оформления заказов поставщикам осуществляется через два АРМа:

   - Формирование заказов по плану.

   - Формирование заказов по потребностям.

Система 1С:ERP обеспечивает широкие возможности для автоматизации процесса формирования заказов поставщикам, учитывая остатки товаров на складах, товары, которые уже заказаны, и товары в резерве.

АРМ "Формирование заказов по плану" позволяет создавать документы "Заказ поставщику" на основе планов поставщика или сценария планирования. Вы можете настраивать отборы по различным параметрам, таким как склады, поставщики, соглашения, сегменты номенклатуры или номенклатуре, что делает процесс более гибким и удобным.

АРМ "Формирование заказов по потребности" позволяет создавать документы "Заказ поставщику" на основе потребностей в товарах, созданных системой с использованием механизма обеспечения потребностей. Этот инструмент автоматически формирует заказы на основе различных видов потребностей, таких как заказы клиентов, заказы в производство, заказы на перемещение и другие. Эти инструменты позволяют наиболее полно учитывать и управлять потребностями компании при формировании заказов и автоматизировать этот процесс.

Совместное использование двух подсистем "Планирования" и "Обеспечения потребностей" обеспечивает более эффективное планирование и закупку товаров, а также позволяет отслеживать движение товара в разрезе различных аналитических параметров, таких как склад, подразделение и направление деятельности.

Система также позволяет автоматизировать контроль исполнения условий поставки, параметры которых задаются в справочниках договоров и соглашений с поставщиками, включая сроки доставки, графики оплаты, склады поступления, виды цен закупки, минимальную сумму заказа и ограничения по ценам и скидкам. Эти условия автоматически переносятся в заказ поставщику при его создании, что упрощает контроль над исполнением договорных обязательств.

Данные о условиях оплаты и доставки уточняются в заказах поставщикам. Даты поставок, которые изначально запланированы, могут быть скорректированы в этих заказах на основе уточненных данных. Заказы поставщикам также используются для контроля и оформления фактических поставок товаров.

В системе поддерживается возможность фиксации графика оплаты как в документах "Заказ поставщика" или "Поступление товаров и услуг", так и в самих договорах. Это позволяет устанавливать и контролировать сроки оплаты в различных этапах процесса закупок и заключения договоров.

График оплат можно указывать в договорах, заказах или накладных в зависимости от вида контроля взаиморасчетов. Контроль исполнения графиков заказа можно осуществлять через отчет "Состояние выполнения" заказа или журнал документов "Заказ поставщику" с помощью реквизита "Текущее выполнение".

Система автоматически контролирует остальные условия закупок при выборе их в заказе поставщику. Факт поступления товаров и услуг отражается в системе с помощью двух видов документов:

 1. Поступление товаров и услуг: Он предназначен для оприходования товаров и услуг, включая их одновременный учет. Этот документ ориентирован на фактический прием товаров и услуг.

 2. Поступление услуг и прочих активов: Этот документ используется для отражения факта поступления документов по услугам и другим активам. Он ориентирован на учет услуг.

По основанию этих документов можно также зарегистрировать счета-фактуры, что обеспечивает полное и точное отражение всех операций по закупкам.

Система поддерживает широкий спектр операций по закупкам, включая:

 - Возвраты от поставщиков.

- Операции ответхранения, как с правом продажи, так и без него.

- Учет неотфактурованных поставок.

- Операции с многооборотной тарой.

- Расхождения при приемке товаров.

- Корректировки приобретения.

- Комиссионные закупки.

- Учет операций импорта.

- Закуп услуг переработки сырья на стороне и многое другое.

Система обеспечивает функциональность для полного и
эффективного управления процессами закупок и учетом всех соответствующих
операций.

Использование 1С:ERP позволяет эффективно контролировать
исполнение обязательств в рамках закупочных процедур. Система предоставляет
разнообразные инструменты для мониторинга и анализа выполнения закупочных
условий через отчеты, доступные в различных подсистемах, таких как
"Закупки", "Планирование и бюджетирование",
"Обеспечение потребностей" и других.

Отчеты из подсистемы "Закупки" позволяют:

- Оценить текущее состояние взаиморасчетов с клиентами,
включая задолженность перед поставщиками и уровень кредиторской задолженности.

- Анализировать выполнение условий закупок, включая динамику
поставок и изменения в ценах у поставщиков.

- Отслеживать статус и исполнение заказов у поставщиков.

- Мониторить выполнение графиков поставки и оплаты.

Эти отчеты обеспечивают комплексный контроль над закупочными
операциями и помогают предприятию эффективно управлять своими обязательствами и
финансовой деятельностью в контексте закупок.