Возмещение сотрудником издержек за применение личного автомобиля по делам компании принимается в расчет расходов в рамках определенных лимитов. Эти лимиты включают все издержки, связанные с использованием авто: износ, затраты на горюче-смазочные материалы, обслуживание, ремонт и прочее.

Согласно документу Министерства финансов от 29 июня 2023 года № 03-03-06/60502, недопустимо добавлять к этим стандартам какие-либо дополнительные издержки, например, на топливо.

Расходы на возмещение за пользование личными автомобилями в рамках работы относятся к прочим затратам (пункт 11 статьи 264 Налогового кодекса). Такие возмещения учитываются в налогооблагаемом доходе в рамках лимитов, установленных Постановлением Правительства № 92 от 8 февраля 2002 года. Для автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно установлен лимит в размере 1200 рублей в месяц, для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц.

Министерство финансов подчеркивает, что в установленные лимиты компенсаций включены все возможные расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Таким образом, если компания оплачивает сверх этого стоимость топлива и ремонта автомобиля сотрудника (помимо возмещения за его использование), она не может учитывать эти затраты в качестве расходов.

Как отразить компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях в "1С:КА" и "1С:ERP"?

Если работник использует собственный транспорт для выполнения служебных заданий, он имеет право на получение компенсации. Чтобы корректно отразить эту компенсацию в рамках установленных правил и норм, следует пройти ряд процедур:

1. В системе учета заработной платы перейдите в раздел "Зарплата", затем в подраздел "Настройки и справочники" и выберите "Начисления".

2. Используйте функцию "Создать" для добавления нового типа начисления под названием "Компенсация за использование личного автомобиля". При этом необходимо задать формулу для расчета компенсации и установить периодичность ее начисления.

3. Далее, вернитесь в меню "Зарплата" и перейдите к разделу "Изменение оплаты сотрудников". С помощью кнопки "Создать" откройте форму "Изменение оплаты труда", где нужно будет указать данные сотрудника и выбрать созданное новое начисление для него.

Эти шаги помогут организовать процесс компенсации сотруднику за использование его личного автомобиля в служебных целях, обеспечивая при этом соблюдение всех требуемых норм и регуляций.