Внедрение системы электронного документооборота на различных предприятиях может значительно различаться по масштабу и динамике. Например, проект по созданию системы электронного документооборота для крупного холдинга будет иметь совершенно иные масштабы и требования, чем аналогичный проект для небольшого предприятия. Несмотря на это, в обоих случаях может рассматриваться внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8", однако для холдинга потребуется версия КОРП, в то время как для небольшого предприятия - версия ПРОФ.

Фирма 1С разработала универсальный инструмент для построения системы электронного документооборота на предприятиях различного масштаба в виде современной ECM-системы (Enterprise Content Management).

Решение, основанное на "1С:Документооборот 8", не только обеспечивает эффективную работу с документами, но и способствует запуску комплексных бизнес-процессов, контролю и управлению бизнес-потоками, а также организации совместной работы сотрудников. Оно реализует проверенные методики и предлагает функционал, который покрывает полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал "1С:Документооборота" включает в себя:

·                 Централизованное и безопасное хранение документов;

·                 Регистрацию входящих и исходящих документов;

·                 Создание, хранение и обработку различных типов документов, таких как организационные, распорядительные, информационные, справочные и другие, а также договоры и служебные записки;

·                 Оперативный доступ к документам с учетом прав доступа пользователей;

·                 Коллективную работу сотрудников с прозрачным согласованием, утверждением и контролем исполнения документов;

·                 Гибкую настройку маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;

·                 Автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;

·                 Учет и контроль рабочего времени сотрудников.

1С предлагает четыре варианта поставки конфигурации "1С:Документооборот 8":

1. "1С:Документооборот 8 КОРП" предназначен для предприятий с сложной организационной структурой и разветвленным документооборотом.

2. "1С:Документооборот государственного учреждения" разработан для государственных (муниципальных) учреждений с сложной структурой и разветвленным документооборотом.

3. "1С:Документооборот 8 ПРОФ" предназначен для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным объемом документооборота.

4. "1С:Document Management" обладает двуязычным интерфейсом (английский и русский) и может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, а также на российских предприятиях с иностранными сотрудниками или в филиалах иностранных компаний в России.

Более подробно мы разбирали их в этой статье

Программа «1С:Документооборот» не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере «1С:Документооборот КОРП».

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

Программа включает в себя учет корреспонденции, как входящей, так и исходящей. Система обеспечивает интегрированное отображение входящих и исходящих документов, что облегчает навигацию и поиск необходимой информации. Кроме того, ведется контроль за целостностью ответов и отслеживается история переписки.

Внутренний документооборот

Предоставляется возможность эффективного управления внутренним документооборотом организации. Внутренние документы, такие как служебные записки, организационно-распорядительные документы (ОРД), приказы, проектные и технические документы, могут быть легко созданы, хранены и обрабатываться в системе.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа "1С:Документооборот" обладает возможностью эффективного хранения и управления большим объемом информации. Для обеспечения удобства пользователей реализованы различные способы поиска данных:

1. Поиск по реквизитам: Пользователи могут осуществлять поиск документов по определенным реквизитам, таким как название, дата, автор и другие характеристики.

2. Поиск в списках с помощью быстрых отборов: Пользователи могут использовать быстрые фильтры для удобного поиска информации в списках документов.

3. Полнотекстовый поиск: Программа поддерживает полнотекстовый поиск, что позволяет пользователям быстро находить документы по содержащемуся в них тексту.

4. Поиск бумажных документов по штрих-кодам: Программа поддерживает возможность печати штрих-кодов непосредственно в файл документа или на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Это значительно упрощает процесс организации архива и поиска документов: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа или связанные с ним задачи.

Электронные подписи

Программа "1С:Документооборот" позволяет использовать электронную подпись для визирования документов, файлов-вложений, согласования, резолюций и других действий, обеспечивая юридическую значимость и подтверждая подлинность информации.

Договорные документы и все, что с ними связано

Программа "1С:Документооборот" позволяет использовать электронную подпись для визирования документов, файлов-вложений, согласования, резолюций и других действий, обеспечивая юридическую значимость и подтверждая подлинность информации.

Работа с файлами

Программа обеспечивает удобную работу с файлами, которые создаются и редактируются сотрудниками ежедневно. Предусмотрена возможность совместной многопользовательской работы, что позволяет коллективу эффективно совмещать усилия и сотрудничать над файлами.

Важно отметить, что в программе реализован механизм управления жизненным циклом файлов, включая контроль версий, историю изменений и привязку к соответствующим документам или задачам. Это позволяет отслеживать изменения, управлять доступом к файлам и обеспечивать целостность и актуальность информации.

Встроенная почта

Программа предоставляет так называемую "бизнес-почту", которая по функционалу напоминает обычные почтовые программы, но обогащена полезным инструментарием, включающим более 40 функций. Эти инструменты значительно упрощают работу сотрудников и повышают эффективность бизнес-процессов.

Например, функция контроля "внутренняя – внешняя почта" позволяет сотрудникам видеть предупреждения о том, что внутренняя почта отправляется на внешний сервер, и своевременно подтверждать или предотвращать данное действие. Этот механизм реализован в конфигурациях "1С:Документооборот КОРП", "1С:Документооборот государственного учреждения" и "1С:Document Management".

Бизнес-процессы и задачи

Процессный подход в рамках программы 1С:Документооборот охватывает не только механизмы маршрутизации документов, но и является основой для организации работы сотрудников и повышения эффективности бизнес-процессов. Бизнес-процесс становится единицей учета, вокруг которой строится вся работа, направленная на повышение производительности, прозрачности и точности исполнения задач.

Задачи в программе формируются в рамках элементарных процессов, которые по умолчанию подразделяются на 6 видов:

1. Рассмотрение: Результатом этого процесса является постановка руководителем резолюции и возвращение заверенного документа автору.

2. Исполнение: Документация, находящаяся в разработке, передается всем пользователям согласно списку, а также контролирующему лицу для обеспечения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.

3. Согласование: Респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, после чего возвращают ее инициатору для дальнейших действий.

4. Утверждение: Документ передается на утверждение назначенному ответственному лицу. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.

5. Регистрация: Документ передается секретарю, который присваивает ему регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.

6. Ознакомление: Позволяет всем заинтересованным сотрудникам изучить документ.

Управление проектами

В программе 1С:Документооборот играет ключевую роль в организации работы с проектами. Он позволяет структурировать весь объем документов и рабочих задач, связанных с проектами, а также обеспечивает поддержку команд, участвующих в проектах, в административных и организационных вопросах.

 Механизм "управление проектами" включает следующие функциональные возможности:

1. Ведение плана проекта: Программа позволяет составлять и отслеживать планы проектов, включая этапы, сроки выполнения, ответственных сотрудников и другие важные параметры.

2. Исполнение задач: Командам предоставляется возможность выполнения задач по проекту, при этом система контролирует выполнение сроков и качество выполненной работы.

3. Контроль и отчетность: Программа обеспечивает механизм контроля выполнения задач и формирования отчетов по ходу выполнения проекта, что позволяет управлять ресурсами и принимать своевременные управленческие решения.

Учет рабочего времени

Этот несложный функциональный блок в программе 1С:Документооборот 8 предоставляет сотрудникам удобную и интуитивно понятную возможность фиксировать свою деятельность за день. Они могут записывать вопросы, над которыми работали, а также отмечать, на какие виды работ было затрачено время. Вся информация о работе привязывается к соответствующим документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал.

Блок учета рабочего времени позволяет оценить, как именно структурировано рабочее время сотрудников. Например, можно увидеть процент времени, затраченного на совещания, и сколько времени было потрачено на подготовку и согласование документов. Такой анализ помогает оценить эффективность использования времени и оптимизировать рабочие процессы.

Учет отсутствия сотрудников

Этот небольшой, но очень полезный механизм в программе 1С:Документооборот позволяет эффективно управлять ситуациями, когда сотрудник отсутствует. Он сообщает о его временном отсутствии и предоставляет возможность найти варианты замены ответственного лица на всех этапах процесса или проекта, где предполагается взаимодействие с ним.

 Этот механизм способствует бесперебойной работе процессов и проектов, даже когда сотрудник временно не доступен. Он обеспечивает прозрачность и координацию в работе коллектива, позволяя оперативно реагировать на изменения и обеспечивать выполнение задач вовремя.

Контроль исполнительской дисциплины

Контроль исполнительской дисциплины является важной функцией, встроенной в программу 1С:Документооборот. Он обеспечивает эффективный мониторинг выполнения задач и учет рабочего времени сотрудников, что позволяет поддерживать высокий уровень производительности и эффективности работы организации. Вот основные аспекты этого функционала:

1. Контроль сроков и объемов выполнения задач: Программа позволяет устанавливать сроки выполнения задач и отслеживать их выполнение. В случае просрочки задачи система может автоматически предупредить ответственного сотрудника или его руководителя.

2. Учет рабочего времени: Программа проводит ежедневный учет рабочего времени сотрудников, разбивая его по выполняемым работам. Этот учет может быть автоматическим на основе выполненных задач, что упрощает процесс исчисления времени.

3. Анализ затрат рабочего времени: На основе собранных данных программа позволяет проводить анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов. Это позволяет выявлять эффективные практики и области, требующие улучшений, а также принимать обоснованные управленческие решения.

Классическое делопроизводство

Программа 1С:Документооборот уже содержит все необходимые формы и шаблоны для бумажного документооборота, такие как обложки дел, журналы передачи и другие. Это упрощает процесс работы с бумажными документами и обеспечивает стандартизацию документации в организации.

Учет мероприятий

Программа "1С:Документооборот 8" предоставляет исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с планирования встречи или совещания и заканчивая контролем исполнения принятых решений. Если на мероприятии не все пункты протокола были до конца разработаны или не все решения приняты, следующее мероприятие автоматически связывается с предыдущим. Это повышает прозрачность и контроль за процессом согласования принятых решений, способствуя повышению исполнительской дисциплины. Этот функционал реализован в версиях КОРП, ДГУ и DM.

Механизм бронирования переговорных.

С возможностью привязки к конкретной организации и графику проведения мероприятий, облегчает сотрудникам быстрый доступ к доступным помещениям в ближайшей локации. Программа также предоставляет возможность просмотра помещений на плане, что помогает сотрудникам выбирать наиболее подходящие варианты для проведения встреч и мероприятий.

Форум

Встроенный форум в "1С:Документооборот 8" представляет собой инструмент для обсуждения рабочих вопросов сотрудниками с уровнем формализации, соответствующим стандартам организации. Он поддерживает широкий спектр коммуникаций, начиная от неформальных обсуждений до деловой переписки, которая служит основой для принятия решений и последующих действий.

Все обсуждения на форуме привязаны к конкретным документам, задачам и процессам, что обеспечивает структурированное и целенаправленное общение. Форум особенно удобен для использования первой линией поддержки, где опытные сотрудники могут помогать новичкам разъяснить различные рабочие моменты.

Управление правами доступа

Этот механизм в "1С:Документооборот 8" позволяет точно настраивать права доступа пользователей к базе документов. Он основан на политике доступа, папках и рабочих группах, что обеспечивает гибкость и безопасность в управлении доступом.

Другие возможности Программа "1С:Документооборот 8" предлагает механизм интеграции с 13 другими конфигурациями 1С прямо "из коробки". Она также совместима с мобильными устройствами на платформах Android, iOS, Windows Phone и доступна через веб-браузеры. Включает в себя личные и общие календари для учета записей, документов и задач. Настройка интерфейса предоставляет широкие возможности, такие как изменение реквизитов, цветовых схем, сортировки и т. д.

 Программа не имеет ограничений для внедрения и может быть адаптирована под различные задачи и требования заказчика. Она успешно применяется в более чем 1700 внедрениях в различных отраслях, таких как торговля, услуги, промышленность и государственный сектор.