Как настроить права доступа в 1С: Документооборот 8
 

В программе 1С: Документооборот 8 настройка прав доступа к папкам файлов является ключевым элементом управления документацией и контроля доступа к информации. Эти права позволяют администраторам или ответственным лицам за папку управлять доступом к её содержимому.

Администраторы имеют возможность назначать разнообразные уровни доступа, такие как просмотр, редактирование, утверждение или удаление документов в пределах определённой папки.

Чтобы настроить права доступа, необходимо использовать команду «Настройка прав», которая доступна на панели действий карточки папки или через контекстное меню в списке папок под разделом «Файлы». Это позволяет точно и гибко настраивать права доступа в зависимости от ролей и обязанностей пользователей в организации.

Права доступа к папке "Проект внутренней автоматизации" регулируются с помощью иконок, которые указывают на статус доступа: иконка √ означает разрешение, иконка Χ — запрет, а иконка — неопределенное право доступа. Для изменения прав доступа достаточно дважды кликнуть по соответствующей иконке или нажать клавишу Enter.

Система прав доступа работает на принципе разрешений и запретов: доступ к файлам и папкам разрешается, если для пользователя установлено хотя бы одно разрешение и отсутствуют запреты.

Права доступа к файлам и папкам настраиваются на уровне папок и могут наследоваться. Вот основные права доступа, которые можно установить:

1. Право на чтение — позволяет просматривать содержимое папки.

2. Право на добавление файлов — разрешает добавлять новые файлы.

3. Право на изменение файлов — позволяет редактировать и изменять файлы.

4. Право на удаление файлов — предоставляет возможность помечать файлы на удаление.

5. Право на изменение папок — позволяет изменять структуру папки, включая создание подпапок и пометки на удаление.

6. Право на управление правами — разрешает настройку доступа к папке.

Эта система обеспечивает необходимую гибкость и контроль за доступом, позволяя адаптировать уровни доступа в соответствии с ролями и задачами пользователей в организации. Папки могут быть как коллективными, так и личными, в зависимости от установленных прав доступа.

Функции коллективных папок в системе 1С: Документооборот 8

Коллективные папки создаются для поддержки совместной работы нескольких сотрудников или целых подразделений. Эти папки объединяют документы по общей тематике, обладают одинаковыми правами доступа или связаны с определённым подразделением организации. Примером такой папки может служить "Планы развития отдела продаж", где собраны все документы, касающиеся стратегии и планирования работы отдела. Доступ к таким папкам обычно разрешён группе лиц, что способствует эффективному обмену информацией и координации действий внутри команды.

Функции личных папок в программе 1С: Документооборот 8

Личные папки в программе 1С: Документооборот 8 предназначены для индивидуального использования определёнными сотрудниками, их руководителями и делегатами, выполняя важные функции:

1. Хранение персональных файлов — личные папки предоставляют пространство для хранения индивидуальных версий документов, что упрощает доступ каждого сотрудника к своим материалам.

2. Доступ вне офиса — эти папки позволяют сотрудникам доступать к файлам вне офиса, что является неотъемлемой частью современной мобильной рабочей среды.

3. Организация информации — личные папки помогают поддерживать единый порядок работы с файлами в организации, способствуя более чёткой структуризации и организации информации.

Как только файл перестаёт быть личным и требуется его совместное использование, его следует переместить в коллективную папку. Это обеспечивает доступ к документу другим сотрудникам и способствует коллективной работе и обмену информацией внутри команды или подразделения.

Права доступа к папкам в 1С: Документооборот 8 обеспечивают необходимую гибкость и контроль, позволяя организациям эффективно управлять доступом к информации и поддерживать безопасность документооборота.